DESKRIPSI PELATIHAN ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION

Electronic Filing Implementation kami deskripsikan sebagai berikut. Sebagian organisasi bisnis maupun non bisnis pada saat sekarang ini masih banyak yang belum fokus dalam hal tata kelola dokumen arsip yang baik, baik untuk dokumen paper ataupun digital. Ketika pemberkasan dokumen arsipnya sudah semakin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik, maka pertumbuhan dokumen arsipnya sudah tidak bisa dikendalikan lagi. Apalagi ketika dilakukan  external audit ISO, kemungkinan besar banyak temuan yang bersifat merugikan organisasi tersebut.

Mengingat pentingnya dokumen arsip dalam suatu organisasi maka diperlukan suatu metode document control and filing system application yang dapat dijalankan oleh setiap personal admin pada departemennya masing-masing, sehingga dapat diketahui riwayat suatu dokumen arsip baik dalam bentuk hard document ataupun soft document lengkap dengan status dokumennya, apakah dokumen tersebut masih aktif ataupun inaktif (records) dan lokasi penyimpanannya secara fisik sesuai prinsip dan tujuan dari manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan dokumen arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien berdasarkan regulasi kearsipan terakhir yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia dan standard ISO 9001:2008.

GRC Training merekomendasikan untuk mengikuti pelatihan guna menambah ilmu dan wawasan mengenai permasalahan ini. Training ini akan memberikan KnowledgeSoft Skill dan Hard Skill kepada Anda bagaimana caranya membuat dan melakukan Document Searching Process secara cepat dan tepat, bagaimana membuat Summary of Document Road Map baik Document Incoming ataupun Outgoing untuk keperluan document analysis dengan menggunakan aplikasi Excel 2007, Excel 2010 atau Excel 2013. Anda tidak perlu membeli aplikasi software Electronic Filing terlebih dahulu pada tahap awal penerapannya untuk setiap departemen, karena selain memakan biaya yang cukup mahal (biaya license software dan hak paten), juga terbatas pada jumlah user yang diinstall oleh software tersebut dan juga tidak bisa di-customize sesuai kebutuhan Anda. Dengan Excel semua hal tersebut dipastikan tidak ada.

Jika perusahaan Anda sudah establish dengan penggunaan aplikasi Excel dalam penerapan filing system dan document control-nya pada setiap departemennya, sehingga terciptalah database-database digital, maka akan sangat mudah dibuatkan ke dalam aplikasi software  Electronic Filing yang terintegrasi databasenya untuk kebutuhan tingkat lanjut.

Manfaat Pelatihan E – Filing Implementation

Dengan diadakannya pelatihan E – Filing Implementation yang diselenggarakan oleh GRC Training akan mampu membuat dan melakukan Document Searching Process secara cepat dan tepat, bagaimana membuat Summary of Document Road Map baik Document Incoming ataupun Outgoing untuk keperluan document analysis dengan menggunakan aplikasi Excel. Dengan menggunakan metode pelatihan yang efektif seperti presentasi, diskusi tanya jawab, studi kasus, brainstorming dan praktek. Sehingga ilmu yang disampaikan dapat diterima dengan mudah oleh para peserta pelatihan.

Pelatihan ini akan memberikan pengetahuan dan pemahaman komprehensif kepada para peserta terkait dengan tugas dan tanggung jawab dokumen record controller, model siklus hidup tata kelola arsip, faktor kunci keberhasilan implementasi E-filling system, dan pembuatan aplikasi E-filling system dengan aplikasi Excel.

Setelah mengikuti pelatihan E – Filing Implementation, peserta diharapkan mampu untuk :

  • Mengetahui tugas dan tanggung jawab document & records controller.
  • Mengetahui pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
  • Mengetahui pengendalian rekaman mutu iso 9001:2008.
  • Mengetahui Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
  • Memahami Model siklus hidup tata kelola arsip.
  • Memahami Records management system (RMS).
  • Memahami model records continuousuntuk manajemen arsip elektronik.
  • Memahami Electronic Filing System (EFS).
  • Membuat aplikasi Electronic Filing Systemdengan software Microsot Excel 2007/2010/2013.

Silabus Materi yang akan disampaikan dalam pelatihan E – Filing Implementation

  1. Tugas dan tanggung jawab Document Controller.
  2. Tugas dan tanggung jawab Records Controller.
  3. Pengendalian dokumen sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.
  4. Pengendalian rekaman mutu ISO 9001:2008.
  5. Pokok-pokok Undang-undang no. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
    • Arsip Dinamis
    • Arsip Aktif
    • Arsip Inaktif
    • Arsip Vital
    • Arsip Statis
    • Unit Pengolah
    • Unit Kearsipan
    • Jadwal Retensi Arsip
    • Penyusutan Arsip
    • Pemeliharaan Arsip
    • Penggunaan Arsip
    • Pemberkasan
    • Retensi Arsip
  6. Model siklus hidup tata kelola arsip.
  7. Records Management System (RMS).
  8. Model records continuous untuk manajemen arsip elektronik.
  9. Electronic filing system (EFS).
    • Scanning document dengan OCR method.
    • Menambahkan teks pada dokumen digital
    • Memasukan digital assign ke dalam dokumen digital.
    • Membuat otentifikasi dokumen dengan metode watermark.
    • Membuat proteksi pada dokumen digital yang sudah diberikan otentifikasinya.
    • Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi Electronic Filing System.
  10. Pembuatan aplikasi Electronic Filing System dengan Excel 2007/2010/2013.
    • Membuat setup database master filing dengan menggunakan formula, function and tools.
    • Memasukkan data setup data base master filing.
    • Membuat setup pengisian data pada form incoming letter.
    • Memasukan data document incoming letter dengan pengisian data tanggal yang dibuat secara otomatis.
    • Membuat setup pengisian data pada form outgoing letter.
    • Memasukan data document outgoing letter dengan pengisian data tanggal yang dibuat secara otomatis.
    • Melakukan Document Searching Process pada form incoming letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan departemen penerima, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut disimpan.
    • Melakukan Document Searching Process pada form outgoing letter berdasarkan periode tanggal dokumen, nama dokumen dan departemen pengirim, sampai dimana lokasi penyimpanan dokumen tersebut disimpan.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen incoming letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.
    • Membuat Summary of Document Road Map untuk dokumen outgoing letter dari distribusi internal atau eksternal, termasuk sampai jadwal retensi dokumen tersebut.

2020 

BULAN I II III IV 
Mei 4-5 12-13 18-19    
Juni 2-3 9-10 16-17 23-24 30-1 Juli
Juli 7-8 14-15 21-22 28-29  
Agustus 4-5 11-12 18-19 25-26  
September 1-2 8-9 15-16 22-23 29-30
Oktober 6-7 13-14 20-21 26-27  
November 3-4 10-11 17-18 24-25  
Desember 1-2 8-9 15-16 22-23 29-30

2021  

BULAN I II III IV
Januari 5-6 12-13 19-20 26-27  
Februari 2-3 9-10 16-17 23-24  
Maret 2-3 9-10 16-17 23-24 30-31
April 6-7 13-14 20-21 27-28  
Mei 4-5 11-12 20-21 27-28  
Juni 1-2 8-9 15-16 22-23 29-30
Juli 6-7 13-14 22-23 27-28  
Agustus 3-4 12-13 19-20 24-25 31-1 Sep
September 7-8 14-15 21-22 28-29  
Oktober 5-6 12-13 21-22 26-27  
November 2-3 9-10 16-17 23-24  
Desember 1-2 8-9 15-16 22-23 29-30
PUBLIC dan PRIVATE TRAINING

  • 2x Coffee Break + 1 Lunch
  • Sertifikat Pelatihan
  • 2 Hari Pelatihan
  • ATK
  • Backpack Exclusive
  • Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
  • Souvenir
  • Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
  • Transportasi Selama Pelatihan

INHOUSE TRAINING

  • Transportasi dan akomodasi trainer dan pendamping
  • Sertifikat Pelatihan
  • ATK
  • Backpack Exclusive
  • Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
  • Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)