Terms of reference – Dalam dunia kerja profesional, terutama di lingkungan pemerintahan, organisasi internasional, lembaga swadaya masyarakat, maupun sektor swasta yang berorientasi pada proyek, istilah Terms of Reference (ToR) bukanlah sesuatu yang asing. ToR bukan sekadar dokumen formalitas. Ia adalah jembatan penghubung antara ide dan eksekusi.

Terms of Reference bisa diartikan sebagai dokumen acuan kerja. Isinya merangkum hal-hal mendasar yang perlu dipahami dan disepakati sebelum sebuah kegiatan dimulai. Tujuan, ruang lingkup, metode kerja, hasil yang diharapkan, hingga alur koordinasi, semua dirumuskan dengan jelas di dalamnya. Dalam bahasa sehari-hari, ToR adalah panduan strategis agar proyek berjalan di jalur yang tepat sejak awal.

Kenapa ToR Penting? – Terms of reference

Coba bayangkan satu kegiatan pelatihan nasional yang melibatkan lima kementerian, tiga lembaga donor, dan puluhan peserta dari berbagai daerah. Tanpa ToR yang solid, pasti banyak miskomunikasi, tugas yang tumpang tindih, bahkan potensi konflik. ToR menghindari semua itu.

ToR memberikan pemahaman bersama tentang apa yang harus dilakukan, oleh siapa, dengan cara bagaimana, dan dalam rentang waktu berapa lama. Ia jadi semacam “kontrak moral” dan teknis yang memberi arahan serta membatasi ruang gerak agar tidak melebar ke mana-mana.

Isi Pokok dalam Terms of Reference

Meski formatnya bisa berbeda tergantung lembaga atau proyek, ada beberapa komponen utama yang hampir selalu hadir dalam sebuah ToR yang baik:

1. Latar Belakang

Menjelaskan konteks kegiatan. Mengapa kegiatan ini penting dilakukan? Apa permasalahan atau isu yang ingin diatasi?

2. Tujuan

Apa yang hendak dicapai? Bisa dalam bentuk tujuan umum dan tujuan spesifik.

3. Ruang Lingkup

Apa saja batasan kerja dalam kegiatan ini? Bagian ini penting agar tidak terjadi perluasan tugas di luar kapasitas.

4. Metodologi atau Pendekatan

Bagaimana kegiatan akan dilaksanakan? Apakah menggunakan pendekatan partisipatif, survei lapangan, observasi, wawancara, atau diskusi kelompok?

5. Output atau Hasil yang Diharapkan

Apa yang harus dihasilkan di akhir kegiatan? Bisa berupa laporan, rekomendasi, modul, atau prototipe.

6. Jadwal Waktu

Berapa lama kegiatan akan berlangsung? Apa saja tahapannya?

7. Tim Pelaksana

Siapa yang bertanggung jawab? Bisa berupa nama individu, jabatan, atau pihak ketiga seperti konsultan atau mitra kerja.

8. Mekanisme Koordinasi dan Pelaporan

Kepada siapa hasil kegiatan dilaporkan? Bagaimana alur komunikasi antar pihak yang terlibat?

Kapan ToR Dibutuhkan? – Terms of reference

ToR bukan hanya untuk proyek besar. Bahkan untuk kegiatan sederhana seperti pelatihan internal, workshop kecil, atau diskusi tematik, dokumen ini bisa sangat membantu. Ia menjadi semacam peta kerja yang memperjelas langkah sejak awal.

Misalnya: sebuah tim diminta menyusun modul pelatihan. Jika tanpa ToR, bisa jadi ada yang menulis materi yang terlalu teknis, ada yang terlalu teoritis. Padahal targetnya adalah peserta awam. ToR mencegah ketimpangan itu dengan memberikan arahan sejak awal tentang siapa audiens, seperti apa pendekatan yang digunakan, dan apa hasil akhir yang diharapkan.

ToR Bukan Sekadar Formalitas

Sayangnya, tidak sedikit yang masih menganggap ToR hanya dokumen wajib administratif. Di banyak organisasi, ia hanya dibaca sepintas lalu. Padahal kalau disusun dengan baik, ToR bisa jadi alat strategis yang sangat ampuh untuk menjaga kualitas pelaksanaan kegiatan.

ToR bisa jadi referensi utama saat muncul perbedaan interpretasi, saat ada keraguan dalam pengambilan keputusan, atau ketika tim baru masuk di tengah jalan. Ia menjadi pegangan yang mengikat dan menyamakan persepsi lintas individu dan unit kerja.

Tantangan dalam Penyusunan ToR – Terms of reference

Menulis ToR bukan perkara sulit, tapi juga tidak bisa asal tulis. Tantangannya ada pada:

• Merumuskan tujuan yang jelas tapi tidak terlalu panjang

• Menghindari bahasa yang terlalu teknis

• Menyampaikan ruang lingkup secara spesifik tanpa membatasi fleksibilitas kerja

• Menentukan output yang realistis sesuai dengan waktu dan sumber daya yang tersedia

Diperlukan kemampuan berpikir sistemik dan kemampuan komunikasi tertulis yang baik untuk menyusun ToR yang efektif.

Tips Menyusun ToR yang Efektif – Terms of reference

1. Konsultasikan sejak awal dengan pihak terkait: Diskusi awal sangat penting untuk menggali ekspektasi dan kebutuhan semua pihak.

2. Gunakan bahasa yang lugas dan padat: Hindari jargon teknis yang tidak perlu.

3. Tegaskan tanggung jawab dan batas waktu: Supaya tidak terjadi multitafsir.

4. Cek ulang isi ToR sebelum distribusi: Pastikan tidak ada ketidaksesuaian antar bagian.

klik disini.