Pelatihan Records Management
Penjabaran konsep dan silabus dari training
Records Management – Setiap organisasi, baik di sektor publik maupun swasta, memiliki aliran informasi yang sangat besar. Informasi tersebut hadir dalam bentuk dokumen fisik, arsip digital, maupun data elektronik yang terus bertambah seiring perkembangan teknologi. Dalam situasi ini, kemampuan untuk mengelola catatan dan dokumen menjadi sangat penting. Disinilah records management berperan sebagai salah satu pilar utama untuk menjaga keberlangsungan, efisiensi, dan akuntabilitas organisasi.
Records management bukan sekadar kegiatan menyimpan arsip. Lebih dari itu, ia merupakan proses sistematis yang mencakup penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, hingga pemusnahan catatan sesuai dengan nilai dan masa pakainya. Proses ini penting karena catatan merupakan bukti otentik dari kegiatan operasional, keputusan strategis, hingga akuntabilitas hukum. Tanpa pengelolaan yang baik, organisasi berisiko kehilangan informasi penting yang berdampak langsung pada efektivitas kerja maupun reputasi.
Dalam era digital, tantangan records management semakin kompleks. Jika dulu arsip hanya berupa kertas, kini organisasi juga harus mengelola email, file digital, dokumen berbasis cloud, hingga rekaman komunikasi daring. Setiap jenis catatan memiliki karakteristik berbeda, sehingga metode pengelolaannya pun harus disesuaikan. Hal ini membutuhkan pengetahuan teknis sekaligus pemahaman tentang regulasi yang mengatur penyimpanan data dan perlindungan informasi.
Kualitas…
Kualitas records management yang buruk sering kali menimbulkan masalah. Misalnya, keterlambatan dalam menemukan dokumen yang dibutuhkan, ketidakpatuhan terhadap regulasi, hingga risiko kebocoran data. Bayangkan jika sebuah perusahaan harus menghadapi audit, tetapi dokumen pendukung tidak bisa ditemukan atau sudah rusak. Situasi seperti ini dapat merugikan secara finansial sekaligus menurunkan kredibilitas organisasi di mata publik maupun regulator.
Sebaliknya, records management yang terstruktur dengan baik mampu menjadi aset berharga. Dokumen yang tertata rapi akan mempermudah proses pengambilan keputusan, mempercepat layanan kepada pelanggan, dan meningkatkan efisiensi biaya. Lebih jauh, pengelolaan catatan yang benar juga mendukung keberlangsungan bisnis, karena organisasi mampu membuktikan kepatuhan hukum serta menjaga transparansi.
Kesadaran akan pentingnya records management kini semakin meningkat, terutama di era keterbukaan informasi publik. Organisasi diharapkan tidak hanya mengelola dokumen untuk kebutuhan internal, tetapi juga menyediakan akses yang transparan bagi pihak berkepentingan. Hal ini menuntut adanya kebijakan, sistem, serta sumber daya manusia yang memahami prinsip dasar dan praktik terbaik dalam manajemen catatan.
Oleh karena itu, pelatihan records management menjadi kebutuhan strategis. Pelatihan ini tidak hanya membantu peserta memahami teori, tetapi juga membekali mereka dengan keterampilan praktis dalam mengelola catatan, baik fisik maupun digital. Dengan pemahaman yang mendalam, peserta akan mampu mengembangkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan organisasinya, sekaligus menjaga kualitas informasi yang dikelola.
1.1. Deskripsi Pelatihan
Pelatihan records management dirancang untuk memberikan pemahaman menyeluruh tentang pentingnya pengelolaan catatan dalam mendukung kinerja organisasi. Program ini memadukan konsep dasar, regulasi, hingga praktik lapangan, sehingga peserta tidak hanya tahu “apa” dan “mengapa”, tetapi juga “bagaimana” menerapkannya.
Melalui pelatihan ini, peserta akan diajak memahami siklus hidup catatan, mulai dari penciptaan, klasifikasi, penyimpanan, penggunaan, hingga pemusnahan. Mereka juga akan diperkenalkan dengan standar internasional dan regulasi lokal yang relevan, sehingga mampu memastikan catatan selalu dikelola sesuai dengan aturan yang berlaku.
Salah satu fokus penting dalam pelatihan adalah kemampuan membedakan antara catatan yang harus disimpan jangka panjang dan catatan yang dapat dimusnahkan. Hal ini penting karena tidak semua dokumen memiliki nilai permanen. Tanpa pemahaman ini, organisasi sering kali terjebak dalam penumpukan arsip yang berlebihan, sehingga menimbulkan biaya penyimpanan tinggi dan risiko keamanan informasi.
Pelatihan juga menekankan pada integrasi records management dengan teknologi modern. Peserta akan mempelajari bagaimana sistem manajemen elektronik dapat digunakan untuk menyederhanakan pengelolaan catatan digital, termasuk email, dokumen berbasis cloud, dan data dari aplikasi bisnis. Pengenalan pada sistem digital ini penting karena organisasi masa kini semakin mengandalkan teknologi dalam operasional sehari-hari.
Selain Aspek…
Selain aspek teknis, pelatihan juga membahas aspek budaya organisasi. Records management yang efektif tidak hanya ditentukan oleh sistem dan prosedur, tetapi juga oleh perilaku dan kebiasaan karyawan. Oleh karena itu, penting untuk menanamkan kesadaran bahwa setiap individu memiliki tanggung jawab dalam menjaga kualitas catatan yang mereka hasilkan.
Pelatihan ini dirancang interaktif dengan kombinasi kuliah, diskusi, studi kasus, dan simulasi praktis. Peserta akan diberikan contoh nyata permasalahan records management, kemudian diminta menganalisis dan memberikan solusi. Dengan metode ini, peserta tidak hanya menguasai teori, tetapi juga siap menghadapi tantangan nyata di lingkungan kerja.
Secara keseluruhan, program ini bertujuan menjadikan peserta sebagai agen perubahan di organisasinya. Dengan pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh, mereka dapat mengembangkan sistem records management yang efektif, efisien, serta sesuai dengan standar hukum dan kebutuhan bisnis.
1.2. Materi Pelatihan
Materi yang akan dipelajari meliputi:
-
Pengantar Records Management
-
Definisi dan konsep dasar
-
Peran dan manfaat dalam organisasi
-
-
Siklus Hidup Catatan
-
Penciptaan dan klasifikasi
-
Penyimpanan dan penggunaan
-
Retensi dan pemusnahan
-
-
Regulasi dan Standar
-
Aturan lokal terkait arsip
-
Standar internasional (ISO 15489 dan lainnya)
-
-
Records Management Fisik
-
Teknik penyimpanan arsip kertas
-
Pemeliharaan dokumen fisik
-
-
Records Management Digital
-
Sistem manajemen elektronik
-
Keamanan dan perlindungan data
-
-
Budaya Organisasi dan Records Management
-
Tanggung jawab individu
-
Membangun kesadaran kolektif
-
-
Studi Kasus dan Simulasi
-
Analisis kasus nyata
-
Penyusunan strategi perbaikan
-
1.3. Tujuan Pelatihan
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu:
-
Memahami konsep dasar dan prinsip records management.
-
Mengetahui siklus hidup catatan dan penerapannya di organisasi.
-
Mampu membedakan catatan berdasarkan nilai dan masa pakainya.
-
Menguasai teknik pengelolaan dokumen fisik maupun digital.
-
Menyadari pentingnya kepatuhan terhadap regulasi dan standar.
-
Mengembangkan strategi untuk membangun budaya records management di lingkungan kerja.
-
Mampu menganalisis permasalahan nyata dan memberikan solusi praktis.
Teknis Penyelenggaraan Pelatihan Records Management
terkait informasi mengenai teknis penyelenggaraan silahkan klik tautan di informasi yang diinginkan :
Investasi dan Jadwal Pelatihan Records Management
bila anda ingin mengetahui detail mengenai investasi dan jadwal pelatihan silahkan klik tautan dibawah ini :
3.1. Investasi Pelatihan Records Management
3.2. Jadwal Pelatihan Records Management
Mengapa Pelatihan Records Management hingga Pelaksanaan harus bekerjasama dengan PT. Golden Regency Consulting
Pertanyaan selanjutnya yang akan muncul adalah mengapa harus dengan GRC Training. Berikut adalah keuntungan yang dapat diambil bila bekerjasama dengan GRC Training.
- Materi dapat disesuaikan dengan kebutuhan peserta.
- Kami merupakan penyelenggara pelatihan yang berpengalaman, telah berdiri sejak 10 Tahun silam.
- Memiliki Sumber Daya Trainer yang berpengalaman dalam mengajar maupun pengalaman dalam praktek.
- Pelaksanaan Pelatihan mengikuti waktu dari calon peserta.
- Tidak perlu menunggu kuota peserta, kami menyediakan kelas private.
- Konsultasi post event dengan trainer.
Permohonan Proposal Pelatihan Records Management
Kemudian apa yang harus dilakukan, bila calon peserta ingin mendaftarkan atau meminta proposal Pelatihan. Selanjutnya cukup dengan mengisi formulir klik disini. namun bila ingin menanyakan hal hal terkait Pelatihan bisa menghubungi kami di nomor whatsapp.
Tertarik bekerja sama dengan GRC Training? Dan ingin mengadakan pelatihan bersama kami? Sila hubungi kami pada nomor berikut 081802214168 (Puguh) atau ingin konsultasi terlebih dahulu melalui whatsapp kami di link berikut.
