Apa Itu Memorandum?

Kalau dibikin simpel, memorandum itu semacam catatan resmi dalam lingkup internal perusahaan. Biasanya dikirim antar divisi, dari manajer ke staf, atau sebaliknya. Intinya, memo dipakai buat menyampaikan informasi penting tapi dengan gaya yang lebih cepat dan efisien dibanding surat resmi.

Kata memorandum sendiri asalnya dari bahasa Latin “memorare” yang berarti “mengingatkan.” Jadi, secara harfiah, memo itu dibuat supaya orang ingat sesuatu dimana bisa berupa instruksi, pengumuman, atau tindak lanjut dari pertemuan.

Menariknya, memo itu fleksibel. Bisa dalam bentuk cetak di atas kertas, bisa juga dalam bentuk digital lewat email internal. Formatnya pun sederhana, biasanya mencantumkan:

• Nama penerima

• Nama pengirim

• Tanggal

• Subjek atau perihal

• Isi pesan

Dan tentu saja, bagian isi inilah yang paling menentukan bagaimana pesanmu diterima. Kalau bahasanya terlalu kaku, penerima bisa malas baca. Tapi kalau terlalu santai, bisa dianggap nggak profesional. Nah, di sini seni menulis memorandum yang efektif itu bermain.

Fungsi Memorandum dalam Dunia Kerja

Jadi gini, kenapa sih perusahaan masih pakai memorandum di era serba digital ini?

Jawabannya simpel: efisiensi dan dokumentasi. Memo itu cepat, jelas, dan bisa jadi bukti tertulis kalau suatu keputusan atau arahan sudah dikomunikasikan. Misalnya, ketika ada perubahan kebijakan cuti atau penugasan proyek baru, memo bisa membantu semua orang tahu arah yang sama.

Selain itu, memorandum juga bisa berfungsi buat:

1. Memberikan Instruksi Resmi
   Misalnya atasan mau memberi tugas ke beberapa staf sekaligus. Daripada ngomong satu per satu, memo jadi solusi praktis.

2. Menyampaikan Informasi Internal
   Contohnya, pemberitahuan jadwal pelatihan, perubahan jam kerja, atau info acara kantor.

3. Mencatat Kesepakatan atau Rencana Kerja
   Kalau habis rapat dan butuh catatan tindak lanjut, memo bisa dipakai buat menegaskan hasil pembicaraan.

4. Sebagai Alat Koordinasi Antar Divisi
   Divisi marketing butuh data dari finance? Kirim memorandum. Jadi semua permintaan terdokumentasi rapi.

Dari situ aja kelihatan kan, kalau memo sebenarnya bukan hal sepele. Ia seperti “jembatan komunikasi” yang membantu setiap bagian organisasi tetap terhubung.

Bedanya Memorandum dengan Surat Bisnis

Nah, ini yang sering bikin bingung banyak orang. “Kalau sama-sama buat komunikasi, bedanya memorandum sama surat bisnis apa dong?”

Secara umum, surat bisnis itu lebih formal dan ditujukan ke pihak luar organisasi seperrti bisa ke klien, vendor, atau mitra kerja. Sementara memorandum digunakan di lingkungan internal perusahaan aja.

Format surat bisnis biasanya lebih panjang dan bertele-tele karena harus menjaga etika dan citra perusahaan. Sementara memo, karena sifatnya internal, bisa lebih ringkas dan langsung ke inti persoalan.

Contoh gampangnya begini:
Kalau kamu mau kirim surat ke klien tentang kontrak kerja sama, kamu pakai surat bisnis. Tapi kalau kamu mau kasih tahu ke tim keuangan soal revisi anggaran, memo sudah cukup.

Gaya bahasanya pun beda. Kalau surat bisnis pakai sapaan formal seperti “Kepada Yth.”, memo langsung to the point aja. Lebih sederhana tapi tetap sopan.

Cara Menulis Memorandum yang Efektif

Biar memo kamu nggak cuma jadi “tumpukan pesan yang diabaikan”, ada beberapa trik yang bisa kamu coba.

1. Tulis Tujuan di Awal
   Orang biasanya cuma punya waktu beberapa detik buat baca memo. Jadi pastikan tujuanmu jelas sejak kalimat pertama.

2. Gunakan Bahasa yang Ringkas dan Ramah
   Hindari istilah yang terlalu teknis kecuali benar-benar diperlukan. Tulislah seperti kamu ngomong langsung ke rekan kerja.

3. Gunakan Poin-Poin Kalau Perlu
   Kalau isinya panjang, poin-poin bikin pembaca lebih cepat nangkep inti pesan.

4. Pastikan Formatnya Rapi
   Walau nggak harus formal banget, tetap jaga tampilan memo supaya enak dilihat.

5. Tambahkan Aksi atau Permintaan yang Jelas
   Kalau kamu mau penerima melakukan sesuatu, tulis dengan tegas. Misalnya: “Harap mengirimkan laporan sebelum Jumat, 3 November.”

Dan ini penting banget: selalu periksa kembali sebelum dikirim. Kesalahan kecil seperti tanggal salah atau nama penerima keliru bisa bikin pesanmu kehilangan makna.

Contoh Situasi di Mana Memorandum Penting Banget

Bayangin kamu kerja di perusahaan yang punya banyak divisi. Tiba-tiba ada kebijakan baru soal sistem kerja hybrid. Kalau cuma disampaikan lewat obrolan atau chat, besar kemungkinan ada yang nggak tahu atau salah paham. Tapi dengan memo, informasi itu bisa disebarkan secara seragam dan terdokumentasi.

Atau kamu sebagai supervisor mau kasih apresiasi ke tim yang berhasil capai target. Dengan memo, kamu bisa bikin pengumuman resmi sekaligus memotivasi tim lain buat ikut berprestasi.

Bahkan dalam situasi kecil, seperti pengingat deadline proyek, memo bisa sangat membantu. Karena terkadang, satu memo bisa menghindarkan kesalahpahaman besar yang berujung pada kekacauan.

Pelatihan Menulis Memorandum yang Efektif

Nah, kalau kamu pengin lebih jago bikin memorandum yang profesional tapi tetap hangat, aku saranin banget buat ikut pelatihan Business Writing atau Effective Communication in the Workplace.

Di pelatihan itu, kamu bakal belajar banyak hal praktis:

• Gimana cara menulis memo yang efisien dan tetap sopan

• Cara membedakan gaya bahasa formal dan informal

• Strategi menyusun pesan yang bisa bikin pembaca langsung paham

• Plus, latihan langsung bikin memo dari studi kasus nyata

Serius, pelatihan kayak gini tuh bukan cuma buat sekretaris atau staf administrasi aja. Semua orang yang kerja di lingkungan kantor perlu tahu, karena komunikasi yang jelas itu kunci dari kinerja yang efektif.

Aku pernah ikut versi online-nya, dan rasanya beda banget setelah itu. Memo yang aku kirim jadi lebih cepat ditanggapi, nggak lagi disalahpahami. Bahkan atasan sampai bilang, “Sekarang komunikasimu lebih profesional ya!” Padahal cuma belajar nulis memo dengan cara yang benar.

Ayo, Belajar Bareng!

Kalau kamu merasa penasaran atau pengin upgrade kemampuan kerja, yuk ikut pelatihan kayak gini bareng aku. Nggak usah takut bosen, karena biasanya pelatihannya dikemas ringan dan banyak contoh nyata dari dunia kerja.

Bayangin deh, kamu bisa belajar bareng orang-orang dari berbagai perusahaan, saling tukar pengalaman, sambil dapat ilmu yang bisa langsung dipraktikkan.

Dan kalau kamu pengin cari tempat pelatihan yang udah terbukti profesional, coba deh lihat di training-grc.com. Mereka sering adain pelatihan komunikasi bisnis, penulisan surat, sampai etika profesional di kantor. Aku suka banget cara pengajarnya nyampein materi — bukan cuma teori, tapi juga kasih contoh yang relevan sama kehidupan kerja kita sehari-hari.

Bukan Akhir Cerita

Jadi, intinya, memorandum itu bukan sekadar kertas pengumuman yang lewat di meja kerja kamu. Ia adalah alat komunikasi yang kuat, efisien, dan bisa jadi cermin profesionalitasmu di kantor.

Kamu mungkin nggak sadar, tapi satu memo yang ditulis dengan jelas dan sopan bisa membangun reputasi positif tentang dirimu; bahwa kamu orang yang tertib, rapi, dan tahu cara berkomunikasi dengan efektif.

Coba deh mulai sekarang, perhatikan lagi memo yang kamu tulis. Gunakan bahasa yang sederhana tapi berwibawa. Siapa tahu, dari situ kariermu pelan-pelan naik ke level yang lebih tinggi.

Dan kalau kamu mau belajar bareng biar makin mahir, ayo gabung ke pelatihannya. Aku jamin, itu bakal jadi investasi kecil yang hasilnya terasa besar banget nanti.

klik disini.