Training Manajemen Kearsipan & Filling System

Manajemen Kearsipan & Filling System – Kegiatan operasional dalam perusahaan tentunya memerlukan dorongan agar dapatterlaksana dengan tepat dan menghasilkan output optimal. Salah satu pendukung berjalannyakegiatan operasional agar dapat berjalan dengan baik adalah dengan melakukan pengelolaanarsip dan dokumen secara sistematis dan terintegrasi. Untuk dapat mempersiapkan danmenyediakan informasi up to date dan tepat bagi organisasi terkait, tentunya diperlukanpemahaman mendalam terkait tatakelola dan tahapan meng-kontrol arsip perusahaan. Olehkarenanya, pemanfaatan sistem informasi dan teknologi filling system merupakan kebutuhanmendasar dan menjadi sangat penting bagi perusahaan dalam langkah manajemen data dandokumen secara real time.

 1.1. Deskripsi Pelatihan 

Dalam pelatihan ini, peserta akan diberikan pemahaman tahapan dan strategi dalampengarsipan dan pengelolaan dokumen perusahaan yang benar dan optimal, sehinggadiharapkan dokumen yang diperlukan akan selalu dalam keadaan siap, up to date danterkendali / terkontrol dengan baik.

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk memahami tahapan danteknik dalam implementasi document control secara cepat, efisien dan efektif. Peserta jugaakan dibekali dengan kemampuan penggunaan / implementasi sistem informasi filling system.

1.2. Materi Pelatihan  

 

1. Konsep Dasar Manajemen Kearsipan dan filling system
• Definisi manajemen , arsip dan filling system
• Fungsi arsip
• Tujuan manajemen karsipandan filling system
2. Konsep Pengorganisasian Arsip dan filling system
• Konsep organisasi arsip
• Sentralisasi
• Desentralisasi
• Kombinasi
• Personalia
3. Faktor-Faktor Penghambat dan Pendukung Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan
4. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Pengelolaan Arsip/Dokumen
5. Penggunaan Peralatan dan Perlengkapan Dalam Kearsipan
• Kriteria pemilihan peralatan
• Tipe peralatan penyimpanan
• Perlengkapan penyimpanan
• Ruang arsip
6. Prosedur Pencatatan dan Pendistribusian Arsip
• Prosedur Pencatatan dengan Menggunakan Buku Agenda
• Prosedur Pencatatan dengan menggunakan Kartu Kendali
• Penggandaan dan pendistribusian arsip
• Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
• Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
• Peminjaman dan Penyusutan arsip
• Hal penting dalam pengelolaan arsip
• Prosedur Penyimpanan Sementara (File Pending)
• Prosedur Penyimpanan Tetap
• Prosedur tata naskah
7. Sistem Pemberkasan Dokumen
• Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis,
• Prinsip klasifikas berkas,
• Pengindeksan, Kualitas indeks, & alfabetikal,
• Pengindeksan kata penting (KWIC and KWOC),
• Prosedur pemeliharaan berkas,
• Pengawasan dan pengelompokan berkas,
• Disposisi,
• Pengelolaan dan Permasalahan dalam pemberkasan.
8. Menyusun / menyimpan arsip dengan berbagai sistem penyimpanan
• Sistem kronologis
• Sistem abjad
• Sistem nomor
• Sistem geografis
• Sistem subyek
• Sistem warna
9. Tahapan Proses Filling
• Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing
• Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filling
• Proses Penyusutan Umur Dokumen
10. Menentukan nilai guna dan penyusutan arsip
• konsep dasar penilaian arsip
• nilai guna arsip
• perangkat dan teknik-teknik penilaian arsip
• prosedur penilaian arsip untuk menentukan nilai guna arsip
• prosedur penyusutan arsip berdasarkan JRA
• teknik penyusutan arsip sebelum memiliki RJA
11. Prosedur pemeliharaan arsip
• perawatan arsip
• pengamanan arsip
12. memahami Pengawasan pemakaian arsip
• pemakaian
• pelayanan
13. Implementasi dari document control based on ISO 9001
14. memahami komputerisasi arsip
• kebutuhan akan komputerisasi
• konsep dasar kearsipan elektronik
• kelebihan sistem kearsipan berbasis computer perangkat yang digunakan
15. Manajemen Dokumen Elektronik
• Perencanaan, Survei dokumen dan informasi,
• Penilaian dokumen, Meta data dan kebijakan
• Strategi kontekstual
• Keamanan dan kualitas, dan preservasi informasi
16. Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document ManagementSystem (EDMS)
• Konsep digital filing system & perangkat pendukungnya
• Isu Legalitas Arsip Digital
• Prosedur Imaging Document
• Kategori pengenalan Scanner dan komponen EDMS
• Integrasi EDMS dengan Informasi dan tempat penyimpanan
• Alat dan Media Penyimpanan (storage)
• Komponen Biaya implementasi EDMS
17. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran
• Benefit dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
• Media penyimpanan electronic filiing system
• Aplikasi otomatisasi administrasi perkantoran
• Teknologi Informasi & Software administrasi perkantoran
• Sistem Arsip Elektronik & Sistem Informasi Manajemen
• Manajemen basis data
• LAN, intranet, dan internet
18. Tahapan dan Teknik Pemusnahan Dokumen
19. Studi kasus dan diskusi

1.3. Tujuan Dan Manfaat Pelatihan 

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk : 

  1. Memahami definisi, konsep dasar dan tujuan dilakukannya manajemen kearsipan,
  2. Mengetahui dan memahami pengorganisasian arsip,
  3. Mengetahui jenis peralatan dan perlengkapan pengarsipan,
  4. Mengetahui dan memahami prosedur pencatatan dan pendistribusian arsip,
  5. Mengetahui dan memahami prosedur serta sistem penyimpanan arsip,
  6. Mengetahui dan memahami penilaian dan penyusutan arsip,
  7. Mengetahui dan memahami pemakaian arsip dan komputerisasi arsip.

Teknis Penyelenggaraan Pelatihan Manajemen Kearsipan & Filling System

2.1. Tempat Pelatihan

Hal Pertama yang akan kami sampaikan bila pelaksanaan pelatihan Manajemen Kearsipan & Filling System menggunakan layanan Public Training. PT. Golden Regency Consulting Training sanggup untuk melaksanakannya di seluruh kota besar di Indonesia maupun luar negeri. Kota besar yang pernah kami selenggarakan seperti di Kota Medan, Kota Padang, Kota Batam, Ibu Kota Jakarta, Kota Bogor, Kota Bandung, Kota Yogyakarta, Kota Solo, Kota Semarang, Kota Magelang. Dan lokasi pelatihan lainnya seperti Kota Surabaya, Kota Malang, Kota Bali, Kota Lombok, Kota Balikpapan, Kota Makassar, Kota Manado, dan Kota Jayapura.

Demi menjaga kenyamanan dan fokus terhadap penyampaian materi oleh trainer, pelatihan tentu kami laksanakan di hotel berbintang (minimal bintang 3) dan bekerjasama dengan pelbagai hotel seperti Santika Indonesia Hotel & Resort, Aston Hotels & Resorts, PHM Hospitality.

Yang Kedua, penyelenggaraan pelatihan dengan Inhouse Training, PT. Golden Regency Consulting siap melaksanakannya di seluruh penjuru Indonesia. Untuk biaya yang dikenakan bisa menyesuaikan budget dari klien serta ditentukan oleh jumlah peserta, durasi dan lokasi penyelenggaraan. Tidak hanya itu, kami pun sanggung melaksanakan pelatihan di luar negeri seperti Malaysia, Singapura, Thailand dan Hongkong.

2.2. Waktu Pelaksanaan Pelatihan Manajemen Kearsipan & Filling System

Waktu penyelenggaraan pelatihan Manajemen Kearsipan & Filling System dilaksanakan secara reguler selama 2 hari pelatihan. Dengan 8 jam setiap harinya untuk metode tatap muka dan maupun untuk metode daring. Namun hal ini dapat juga disesuaikan dengan kebutuhan dari peserta, berikut kami sampaikan alternatif tanggal setiap minggu.

Jadwal Pelatihan berdasarkan tanggal:

Tahun 2022

BULAN MINGGU I MINGGU II MINGGU III MINGGU IV MINGGU V
Januari 4-5 11-12 18-19 25-26  
Februari 2-3 8-9 15-16 22-23  
Maret 1-2 8-9 15-16 22-23 29-30
April 5-6 12-13 19-20 26-27  
Mei   10-11 17-18 24-25 30-31
Juni 2-3 7-8 14-15 21-22 28-29
Juli 5-6 12-13 19-20 26-27  
Agustus 2-3 9-10 15-16 23-24  
September 1-2 6-7 13-14 20-21 27-28
Oktober 4-5 11-12 18-19 25-26  
November 1-2 8-9 15-16 22-23  
Desember 1-2 6-7 13-14 20-21 27-28

Tahun 2023

BULAN MINGGU I MINGGU II MINGGU III MINGGU IV MINGGU V
Januari 3-4 10-11 17-18 24-25 30-31
Februari 1-2 6-7 14-15 21-22 27-28
Maret 1-2 8-9 13-14 20-21 28-29
April 4-5 12-13 17-18 25-26  
Mei 2-3 9-10 16-17 22-23 30-31
Juni 6-7 13-14 21-22 26-27  
Juli 4-5 11-12 17-18 26-27  
Agustus 1-2 8-9 15-16 22-23 30-31
September 5-6 12-13 19-20 25-26  
Oktober 4-5 10-11 17-18 24-25 30-31
November 6-7 13-14 20-21 28-29  
Desember 3-4 11-12 18-19 26-27  

Bila calon peserta menghendaki request tanggal dan durasi dapat kami fasilitasi baik untuk PublIc Training maupun Inhouse Training

2.3. Jenis Pelatihan 

Dalam penyelenggaraan Pelatihan Manajemen Kearsipan& Filling System ada dua alternatif jenis jasa pelatihan seperti Public Training dan Inhouse Training. Dan dari dua jenis layanan tersebut kami membagi kembali dengan 2 metode pelatihan yang berbeda yaitu dengan tatap muka dan daring. 

Tatap Muka adalah Pelatihan dengan menggunakan metode inclass, dimana peserta dan pengajar atau trainer berada dalam satu ruangan serta tidak lupa penyelenggaraan Pelatihan ini kami laksanakan dengan menjalankan protokol kesehatan Covid 19. Sedangkan Daring adalah Pelatihan dengan mempertemukan peserta dan pengajar atau trainer pada salah satu infrastruktur video conferencing yaitu zoom meeting.

Sehingga ada 4 pilihan jenis pelatihan yaitu public training tatap muka, public training daring, inhouse training tatap muka dan inhouse training daring.

2.4. Calon Participant 

Jadi sebenarnya siapa saja sih yang membutuhkan Pelatihan ini? menurut kami Pelatihan ini sangat cocok untuk diikuti oleh peserta yang ingin mendalami bidang Manajemen kearsipan.Pelatihan ini sangat tepat diikuti oleh bagian arsip atau bagian lain yang ingin mengetahui lebih jauh tentang penanganan arsip.

Dan tidak menutup kemungkinan dapat diikuti pula oleh seluruh karyawan yang dapat mandat dari instansi/perusahaan guna menambah wawasan. Sehingga ilmu dari pelatihan ini bisa dirasakan dan dijalankan dengan baik sesuai dengan tujuan dari instansi/perusahaan itu sendiri.

2.5. Metode Pembelajaran

Sedangkan untuk Pelatihan Manajemen Kearsipan& Filling System yang kami selenggarakan menggunakan pelbagai metode pembelajaran, seperti : Diskusi, Coaching, Presentasi, Tanya Jawab, Brainstorming, Ice Breaking dan Studi Kasus.

2.6. Fasilitas Pelatihan

Berikut ini Fasilitas Pelatihan Manajemen Kearsipan& Filling System yang kami berikan sesuai dengan layanan yang dipilih oleh peserta, dengan penyesuaian tertentu sesuai dengan kebutuhan peserta / instansi / perusahaan.

Public dan Private Training (tatap muka)

  • 2x Coffee Break + 1 Lunch
  • 2 Hari Pelatihan
  • Expert Trainer
  • Sertifikat Pelatihan
  • ATK
  • Backpack Exclusive
  • Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
  • Souvenir
  • Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
  • Transportasi Selama Pelatihan

Inhouse Training (tatap muka)

  • Transportasi dan akomodasi trainer serta pendamping
  • Expert Trainer
  • Sertifikat Pelatihan
  • ATK
  • Backpack Exclusive
  • Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
  • Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)

Online Training (Daring)  untuk public atau inhouse training

  • Expert Trainer
  • Sertifikat Pelatihan
  • Modul Pelatihan (Softcopy)
  • Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
  • Host Zoom

Investasi dan Permohonan Proposal Pelatihan Manajemen Kearsipan & Filling System

3.1. Investasi Pelatihan Manajemen Kearsipan & Filling System

Penyelenggaraan program pelatihan Manajemen Kearsipan& Filling System memerlukan sejumlah investasi yang harus dikeluarkan. Dengan penyesuaian perbedaan berdasarkan, jumlah hari pelatihan, jumlah peserta pelatihan, metode pelatihan dan lokasi pelatihan. Berikut adalah anggaran kasar yang dapat kami tunjukkan, yang selanjutnya secara detail dapat menghubungi kami.

3.1.1. Pelatihan di dalam Negeri

Tatap Muka

Untuk pelatihan dengan layanan Public Training besarnya investasi yaitu senilai IDR 5.250k s/d 8.100k. Sedangkan untuk pelatihan dengan layanan Inhouse Training investasi yang diperlukan mulai dari IDR 900k.

Daring

Pelatihan dengan menggunakan metode daring dan dengan layanan Public Training investasi yang dibutuhkan mulai dari IDR 3.600k. Dan untuk metode daring dengan inhouse Training investasinya mulai dari IDR 450k.

3.1.2. Pelatihan di luar Negeri

Penyelenggaraan pelatihan yang berlokasi di Negara Malaysia dan Thailand, investasi yang diperlukan mulai dari IDR 17.000k. Dan untuk pelatihan dengan tujuan Negara Singapura, dibutuhkan investasi dengan nominal mulai dari IDR 18.000k. Selanjutnya pelatihan yang terselenggara pada Negara Hongkong, investasinya mulai dari IDR 25.000k.

Tidak menutup kemungkinan bila ada peserta berkeinginan penyelenggaraan pelatihan dengan lokasi di Negara yang membutuhkan Visa, seperti Belanda, Jepang, Korea Selatan, Amerika, Inggris, Spanyol dan Negara lainnya.

3.2. Mengapa Pelatihan Manajemen Kearsipan & Filling System harus bekerjasama dengan PT. Golden Regency Consulting

Pertanyaan selanjutnya yang akan muncul adalah mengapa harus dengan GRC Training. Berikut adalah keuntungan yang dapat diambil bila bekerjasama dengan GRC Training.

  • Materi dapat disesuaikan dengan kebutuhan peserta.
  • Kami merupakan penyelenggara pelatihan yang berpengalaman, telah berdiri sejak 7 Tahun silam.
  • Memiliki Sumber Daya Trainer yang berpengalaman dalam mengajar maupun pengalaman dalam praktek.
  • Pelaksanaan Pelatihan mengikuti waktu dari calon peserta.
  • Tidak perlu menunggu kuota peserta, kami menyediakan kelas private.
  • Konsultasi post event dengan trainer.

3.3. Permohonan Proposal Pelatihan Manajemen Kearsipan & Filling System

Kemudian apa yang harus dilakukan, bila calon peserta ingin mendaftarkan atau meminta proposal Pelatihan. Selanjutnya cukup dengan mengisi formulir klik disini. namun bila ingin menanyakan hal hal terkait Pelatihan bisa menghubungi kami di nomor whatsapp.

Tertarik bekerja sama dengan GRC Training? Dan ingin mengadakan pelatihan bersama kami? Sila hubungi kami pada nomor berikut 081802214168 (Puguh) atau ingin konsultasi terlebih dahulu melalui whatsapp kami di link berikut.

whatsapp