Pelatihan Secretary and Administration

Secretary and Administration adalah pelatihan yang di desain untuk Sekretaris yang sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung.Sekretaris sangat  memainkan peran pendukung dalam organisasi tempat mereka bekerja untuk melakukan berbagai tugas administratif. Definisi dari pekerjaan ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif.

Gambaran Umum Pelatihan Secretary and Administration

1.1. Deskripsi Pelatihan 

Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.

1.2 Materi Pelatihan  

  1.  Ruang Lingkup dan Konsep Administration and Modern Office
  • Konsep dan Definisi Kantor Dan Administrasi Perkantoran
  • Ruang lingkup dan Konsep administrasi perkantoran Modern
  • Tujuan dan Manfaat administrasi perkantoran efektif
  • Karakteristik Administrasi Perkantoran modern
  1. Tata Kelola Komunikasi & Korespondensi
  • Definisi, ciri, fungsi, danjenissurat
  • Bagiansurat
  • Format dan Bahasasurat
  • Tahapan Penyusunan Surat
  • Tahapan Pengurusan Dan Pengendalian / kontrol surat masuk dan surat keluar
  1.  Pelayanan Telepon
  • Persiapan Menerima Telepon
  • Teknik Menelepon
  • Mencatat Pesan Telepon
  • Kesalahan Dalam Bertelepon
  1. Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)
  • Konsep digital filing system & perangkat pendukungnya
  • Isu Legalitas Arsip Digital
  • Prosedur Imaging Document
  • Kategori Penggunaan Scanner dan komponen EDMS
  • Integrasi EDMS dengan Informasi dan tempat penyimpanan
  • Alatdan Media Penyimpanan (storage)
  1.  Dokumentasidan Arsip
  • Definisi serta Konsep arsip dan pengelolaan arsip
  • Jenis arsip & Tujuan Pengelolaan Arsip
  • Penggandaan Dan Pendistribusian Arsip
  • Penataanarsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
  • Pemeliharaan Dan Penyimpanan Arsip vital
  • Peminjaman arsip dan Penyusutan arsip
  • Hal-hal penting dalam pengelolaan arsip
  1.  Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)
  • Definisidan Manfaat Penyusunan SOP
  • Simbol-simbol SOP
  • Prinsip Dan Teknik Penyusunan SOP
  1.  Pengelolaan Waktu yang Efektif dalam Menangani Pekerjaan Kantor
  • Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
  • Teknik manajemen waktu :skala prioritas, delegasi, danasertif
  • Identifikasi Penyebab Waktu Terbuang percuma dan antisipasinya
  • Mengelola Rapat Secara Efektif Dan Membuat Notulen yang baik
  1.  Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran
  • Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
  • Aplikasi Otomatisasi Dalam Administrasi Perkantoran
  • Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
  • Software untuk administrasi perkantoran
  • Sistem Arsip Elektronik
  • Sistem Informasi Manajemen
  • Manajemen basis data
  • LAN, intranet, dan internet
  1. Basic mentality for secretary: motivasi, sikap positif, etika bekerja
  2. Interpersonal communication skill: active listening, assertiveness
  3. Public relations for secretary: peran dan keterampilan yang diperlukan sekretaris sebagai PR; menjaga citra positif perusahaan di mata public, menjalin hubungan dengan media massa, menyelenggarakan event perusahaan,dan lain-lain
  4. Customer service excellence for secretary: peran dan keterampilan yang diperlukan sekretaris dalam melayani pelanggan internal maupun eksternal
  5. Professional wardrobe and grooming: penampilan yang professional, pemilihan busana kerja, padu padan warna, keserasian, apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk menjaga penampilan.
  6. Proses Komunikasi
  • Jenis-jenis komunikasi :tertulis dan tidak tertulis
  • Karakteristik Komunikasi
  • Hambatan-hambatan komunikasi
  • Teknik berkomunikasi yang efektif
  1. Tahapan dan ruang lingkup Penulisan
    • Persiapan Sebelum Menulis / Rencana Penulisan
    • Dampak Menulis, Ragam Tulisan, dan Fungsi menulis
    • Organisasi Penulisan
    • Gaya Penulisan Serta Target Pembaca
    • Teknik pemilihan sarana menulis
  2. Teknik Penulisan Surat-Surat Bisnis
    • Jenis dan karakteristik surat bisnis
    • Anatomi Surat Bisnis
    • Teknik penulisan surat-surat bisnis
    • Memo dan email dalam kegiatan bisnis
    • Struktur Pembuatan Surat
    • Model surat pemasaran
  3. Proses Penulisan (Writing Process)
    • Rencana Penulisan
    • Organisasi Penulisan
    • Gaya Penulisan
    • Target Pembaca
  4. Jenis-jenis BUSINESS WRITING serta etika penulisan dan pengirimannya
    • Surat
    • E-mail
    • Memo
    • Laporan
    • Minutes of meeting
    • Undangan / invitation
  5. Persiapan Teknik BUSINESS WRITING yang efektif
    • PREPARE EFFECTIVE BUSINESS WRITING
    • Sentence and Lines for paragraph
    • Readability / Mudah Dibaca Dan Dimengerti
    • Punctuation
    • Redundancy
    • Word choices / pemilihan kata-kata
  6. Format BUSINESS WRITING
    • Informational
    • Sales or Persuasion
    • Request
    • Complaint
    • Rejection
    • Collection
    • Goodwill
  1. Studi kasus dan diskusi 

1.3. Tujuan Dan Manfaat Pelatihan 

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk :

  1. Mengetahui dan Memahami fungsi dan peran kantor dalam organisasi
  2. Memahami tahapan pengelolaan informasi yang dibutuhkan oleh unit lain dalam perusahaan
  3. Memahami tahapan dan teknik dalam pengelolaan arsip (sistim filling) dengan baik dan efektif
  4. Memahami fungsi Standard Operation Procedure (SOP) untuk kelancaran aktifitas perusahaan
  5. Meningkatkan kemampuan problem solving terkait dengan administration and modern office
  6. Memahami pentingnya komunikasi tertulis.
  7. Memahami permasalahan yang timbul karena proses komunikasi tertulis yang salah.
  8. Mengidentifikasi kelebihan dan kelemahan dari komunikasi tertulis.
  9. Mengidentifikasi fungsi, bagian-, bentuk, dan bahasa surat dan memorandum yang efektif dan benar.
  10. Menyadari Pentingnya Komunikasi Dalam Pekerjaan, hubungan antar-pribadi dan hubungan antar-organisasi.
  11. Memberikan ketrampilan teknis menulis dan berbicara dalam rangka pengembangan brand image perusahaan.
  12. Meningkatkan kemampuan penyelesaian persoalan terkait dengan writing skill.
  13. Mengetahui dan memahami tahapan dan skill untukmenjadiseorang sekretaris yang profesional dan memiliki kinerja yang optimal.

FORM PRA PENDAFTARAN

Teknis Penyelenggaraan Pelatihan Secretary and Administration

2.1. Tempat Pelatihan

Hal Pertama yang akan kami sampaikan bila pelaksanaan pelatihan Secretary and Administration menggunakan layanan Public Training. PT. Golden Regency Consulting Training sanggup untuk melaksanakannya di seluruh kota besar di Indonesia maupun luar negeri. Kota besar yang pernah kami selenggarakan seperti di Kota Medan, Kota Padang, Kota Batam, Ibu Kota Jakarta, Kota Bogor, Kota Bandung, Kota Yogyakarta, Kota Solo, Kota Semarang, Kota Magelang. Dan lokasi pelatihan lainnya seperti Kota Surabaya, Kota Malang, Kota Bali, Kota Lombok, Kota Balikpapan, Kota Makassar, Kota Manado, dan Kota Jayapura. 

Yang Kedua, penyelenggaraan pelatihan dengan Inhouse Training, PT. Golden Regency Consulting siap melaksanakannya di seluruh penjuru Indonesia. Untuk biaya akomodasi trainer dan pendamping menjadi tanggungan dari Klien. Tidak hanya itu, kami pun sanggung melaksanakan pelatihan di luar negeri seperti Malaysia, Singapura, Thailand dan Hongkong.

Demi menjaga kenyamanan dan fokus terhadap penyampaian materi oleh trainer, pelatihan tentu kami laksanakan di hotel berbintang (minimal bintang 3) dan bekerjasama dengan pelbagai hotel seperti Santika Indonesia Hotel & Resort, Aston Hotels & Resorts, PHM Hospitality.

2.2. Waktu Pelaksanaan Pelatihan  Secretary and Administration

Waktu penyelenggaraan pelatihan Secretary and Administration dilaksanakan secara reguler selama 2 hari pelatihan. Dengan 8 jam setiap harinya untuk metode tatap muka dan 5/6 jam pelatihan untuk metode daring. Namun hal ini dapat juga disesuaikan dengan kebutuhan dari peserta, berikut kami sampaikan alternatif tanggal setiap minggu.

Jadwal Pelatihan berdasarkan tanggal:

BULAN

MINGGU I

MINGGU II

MINGGU III

MINGGU IV

MINGGU V

Quartal Pertama

Januari

4-5

11-12

18-19

25-26

Februari

2-3

8-9

15-16

22-23

Maret

1-2

8-9

15-16

22-23

29-30

Quartal Kedua

April 

5-6

12-13

19-20

26-27

Mei

10-11

17-18

24-25

30-31

Juni

2-3

7-8

14-15

21-22

28-29

Quartal Ketiga

Juli

5-6

12-13

19-20

26-27

Agustus

2-3

9-10

15-16

23-24

September

1-2

6-7

13-14

20-21

27-28

Quartal Terakhir

Oktober

4-5

11-12

18-19

25-26

November

1-2

8-9

15-16

22-23

Desember

1-2

6-7

13-14

20-21

27-28

 

Bila calon peserta menghendaki pelatihan dengan layanan Inhouse Training. Maka pilihan waktu dan durasi akan mengalami penyesuaian mengikuti kebutuhan dan kebijakan dari peserta/instansi/perusahaan.

2.3. Jenis Pelatihan 

Dalam penyelenggaraan Pelatihan Secretary and Administration ada dua alternatif jenis jasa pelatihan seperti Public Training dan Inhouse Training. Dan dari dua jenis layanan tersebut kami membagi kembali dengan 2 metode pelatihan yang berbeda yaitu dengan tatap muka dan daring. 

Tatap Muka adalah Pelatihan dengan menggunakan metode inclass, dimana peserta dan pengajar atau trainer berada dalam satu ruangan serta tidak lupa penyelenggaraan Pelatihan ini kami laksanakan dengan menjalankan protokol kesehatan Covid 19. Sedangkan Daring adalah Pelatihan dengan mempertemukan peserta dan pengajar atau trainer pada salah satu infrastruktur video conferencing yaitu zoom meeting.

Sehingga ada 4 pilihan jenis pelatihan yaitu public training tatap muka, public training daring, inhouse training tatap muka dan inhouse training daring.

2.4. Calon Participant 

Jadi sebenarnya siapa saja sih yang membutuhkan Pelatihan ini? menurut kami Pelatihan ini sangat cocok untuk diikuti oleh Manajer, Supervisor, dan Staf Karyawan dibidangnya. 

Dan tidak menutup kemungkinan dapat diikuti pula oleh seluruh karyawan yang dapat mandat dari instansi/perusahaan guna menambah wawasan. Sehingga ilmu dari pelatihan ini bisa dirasakan dan dijalankan dengan baik sesuai dengan tujuan dari instansi/perusahaan itu sendiri.

2.5. Metode Pembelajaran

Sedangkan untuk Pelatihan Secretary and Administration yang kami selenggarakan menggunakan pelbagai metode pembelajaran, seperti : Diskusi, Coaching, Presentasi, Tanya Jawab, Brainstorming, Ice Breaking dan Studi Kasus.

2.6. Fasilitas Pelatihan

Berikut ini Fasilitas Pelatihan Secretary and Administration yang kami berikan sesuai dengan layanan yang dipilih oleh peserta, dengan penyesuaian tertentu sesuai dengan kebutuhan peserta / instansi / perusahaan.

Public dan Private Training (tatap muka)

  • 2x Coffee Break + 1 Lunch
  • 2 Hari Pelatihan
  • Expert Trainer
  • Sertifikat Pelatihan
  • ATK
  • Backpack Exclusive
  • Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
  • Souvenir
  • Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
  • Transportasi Selama Pelatihan

Inhouse Training (tatap muka)

  • Transportasi dan akomodasi trainer serta pendamping
  • Expert Trainer
  • Sertifikat Pelatihan
  • ATK
  • Backpack Exclusive
  • Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
  • Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)

Online Training (Daring)  untuk public atau inhouse training

  • Expert Trainer
  • Sertifikat Pelatihan
  • Modul Pelatihan (Softcopy)
  • Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
  • Host Zoom

DAFTAR

Investasi dan Permohonan Proposal Pelatihan Secretary and Administration

3.1. Investasi Pelatihan Secretary and Administration

Penyelenggaraan program pelatihan Secretary and Administration  memerlukan sejumlah investasi yang harus dikeluarkan. Dengan penyesuaian perbedaan berdasarkan, jumlah hari pelatihan, jumlah peserta pelatihan, metode pelatihan dan lokasi pelatihan. Berikut adalah anggaran kasar yang dapat kami tunjukkan, yang selanjutnya secara detail dapat menghubungi kami.

3.1.1. Pelatihan di dalam Negeri

Tatap Muka

Untuk pelatihan dengan layanan Public Training besarnya investasi yaitu senilai IDR 5.250k s/d 8.100k. Sedangkan untuk pelatihan dengan layanan Inhouse Training investasi yang diperlukan mulai dari IDR 900k.

Daring

Pelatihan dengan menggunakan metode daring dan dengan layanan Public Training investasi yang dibutuhkan mulai dari IDR 3.600k. Dan untuk metode daring dengan inhouse Training investasinya mulai dari IDR 450k.

3.1.2. Pelatihan di luar Negeri

Penyelenggaraan pelatihan yang berlokasi di Negara Malaysia dan Thailand, investasi yang diperlukan mulai dari IDR 17.000k. Dan untuk pelatihan dengan tujuan Negara Singapura, dibutuhkan investasi dengan nominal mulai dari IDR 18.000k. Selanjutnya pelatihan yang terselenggara pada Negara Hongkong, investasinya mulai dari IDR 25.000k.

Tidak menutup kemungkinan bila ada peserta berkeinginan penyelenggaraan pelatihan dengan lokasi di Negara yang membutuhkan Visa, seperti Belanda, Jepang, Korea Selatan, Amerika, Inggris, Spanyol dan Negara lainnya.

3.2. Mengapa Pelatihan  Secretary and Administration harus bekerjasama dengan PT. Golden Regency Consulting

Pertanyaan selanjutnya yang akan muncul adalah mengapa harus dengan GRC Training. Berikut adalah keuntungan yang dapat diambil bila bekerjasama dengan GRC Training.

  • Materi dapat disesuaikan dengan kebutuhan peserta.
  • Kami merupakan penyelenggara pelatihan yang berpengalaman, telah berdiri sejak 7 Tahun silam.
  • Memiliki Sumber Daya Trainer yang berpengalaman dalam mengajar maupun pengalaman dalam praktek.
  • Pelaksanaan Pelatihan mengikuti waktu dari calon peserta.
  • Tidak perlu menunggu kuota peserta, kami menyediakan kelas private.
  • Konsultasi post event dengan trainer.

3.3. Permohonan Proposal Pelatihan  Secretary and Administration

Kemudian apa yang harus dilakukan, bila calon peserta ingin mendaftarkan atau meminta proposal Pelatihan. Selanjutnya cukup dengan mengisi formulir klik disini. namun bila ingin menanyakan hal hal terkait Pelatihan bisa menghubungi kami di nomor whatsapp.

Tertarik bekerja sama dengan GRC Training? Dan ingin mengadakan pelatihan bersama kami? Sila hubungi kami pada nomor berikut 081802214168 (Puguh) atau ingin konsultasi terlebih dahulu melalui whatsapp kami di link berikut.

Konsultasi

Opsi judul Pelatihan yang lain