Training Pengantar Records Management
Pengantar Records Management – Records management adalah disiplin yang terkait dengan pengelolaan, pemeliharaan, dan penyimpanan rekaman atau dokumen dalam suatu organisasi. Hal ini melibatkan proses pengaturan, pengelolaan, dan pemeliharaan rekaman dari awal pembuatan hingga akhir siklus hidup mereka. Pengelolaan rekaman yang baik memastikan bahwa informasi penting disimpan dengan aman, dapat diakses dengan mudah, dan dijaga integritasnya.
1.1. Deskripsi Pelatihan
Tujuan dari records management adalah untuk mengelola rekaman dengan cara yang efisien dan efektif, sehingga organisasi dapat mengakses informasi yang diperlukan saat dibutuhkan, mematuhi peraturan dan kebijakan yang berlaku, dan menjaga keamanan dan kerahasiaan data yang sensitif.
1.2. Materi Pelatihan
- Pendahuluan
- Pengenalan tentang records management
- Pentingnya pengelolaan rekaman dalam organisasi
- Manfaat pengelolaan rekaman yang baik
- Konsep Dasar Records Management
- Definisi dan tujuan records management
- Prinsip-prinsip records management
- Siklus hidup rekaman dan tahapannya
- Identifikasi dan Pencatatan Rekaman
- Proses identifikasi rekaman yang dihasilkan atau diterima
- Penyusunan dan penggunaan formulir pencatatan
- Sistem pengelolaan rekaman yang sesuai
- Retensi dan Disposisi Rekaman
- Jangka waktu penyimpanan yang tepat untuk rekaman
- Kebijakan retensi rekaman
- Metode disposisi rekaman (pemusnahan, penyimpanan jangka panjang, pengarsipan)
- Klasifikasi dan Indeksasi
- Prinsip klasifikasi rekaman
- Metode pengelompokan rekaman berdasarkan kategori atau subjek
- Pembuatan metadata untuk pencarian dan temuan yang efisien
- Kebijakan dan Prosedur Records Management
- Perencanaan dan perancangan kebijakan records management
- Pembuatan prosedur operasional standar
- Implementasi kebijakan dan prosedur dalam organisasi
- Aspek Teknologi dalam Records Management
- Peran teknologi informasi dalam pengelolaan rekaman
- Alat dan sistem pengelolaan rekaman elektronik
- Keamanan data dan pengamanan informasi elektronik
- Keamanan dan Privasi Rekaman
- Pengendalian akses dan hak akses terbatas
- Perlindungan rekaman dari akses dan penggunaan yang tidak sah
- Kepatuhan terhadap peraturan privasi yang berlaku
- Pemulihan Bencana dan Pengarsipan Jangka Panjang
- Strategi pemulihan bencana dalam pengelolaan rekaman
- Praktik pemeliharaan rekaman jangka panjang
- Penyimpanan fisik dan digital yang aman
- Pengujian dan Audit
- Pentingnya pengujian dan audit dalam records management
- Pengujian kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur
- Pelaksanaan audit rekaman secara berkala
- Studi Kasus dan Latihan
1.3. Tujuan Dan Manfaat Pelatihan
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk :
- Memahami konsep dan prinsip dasar records management.
- Mengerti pentingnya pengelolaan rekaman dalam organisasi dan manfaat yang dapat diperoleh darinya.
- Memahami siklus hidup rekaman dan tahapan-tahapannya.
- Mampu mengidentifikasi dan mencatat rekaman yang dihasilkan atau diterima oleh organisasi.
- Memahami kebijakan retensi rekaman dan dapat menentukan jangka waktu penyimpanan yang tepat.
- Memahami metode disposisi rekaman, seperti pemusnahan, penyimpanan jangka panjang, atau pengarsipan.
- Mampu melakukan klasifikasi rekaman berdasarkan kategori atau subjek tertentu.
- Mampu membuat metadata yang relevan untuk pencarian dan temuan yang efisien.
- Memahami pentingnya memiliki kebijakan dan prosedur records management yang jelas.
- Mampu merencanakan dan merancang kebijakan dan prosedur records management.
- Memahami peran teknologi informasi dalam pengelolaan rekaman dan mengenal alat dan sistem pengelolaan rekaman elektronik.
- Mengetahui langkah-langkah untuk menjaga keamanan dan privasi rekaman.
- Memahami strategi pemulihan bencana dalam pengelolaan rekaman dan praktik pemeliharaan rekaman jangka panjang.
- Mengetahui pentingnya pengujian dan audit dalam records management dan dapat melaksanakannya secara berkala.
- Mampu menerapkan konsep dan prinsip records management dalam studi kasus nyata.
- Dapat menggunakan alat dan sistem terkait dalam pengelolaan rekaman.
- Mampu mengevaluasi dan menindaklanjuti pengembangan pengelolaan rekaman di organisasi.
Teknis Penyelenggaraan Pelatihan Pengantar Records Management
2.1. Tempat Pelatihan
Hal Pertama yang akan kami sampaikan bila pelaksanaan pelatihan Pengantar Records Management menggunakan layanan Public Training. PT. Golden Regency Consulting Training sanggup untuk melaksanakannya di seluruh kota besar di Indonesia maupun luar negeri. Kota besar yang pernah kami selenggarakan seperti di Kota Medan, Kota Padang, Kota Batam, Ibu Kota Jakarta, Kota Bogor, Kota Bandung, Kota Yogyakarta, Kota Solo, Kota Semarang, Kota Magelang. Dan lokasi pelatihan lainnya seperti Kota Surabaya, Kota Malang, Kota Bali, Kota Lombok, Kota Balikpapan, Kota Makassar, Kota Manado, dan Kota Jayapura.
Demi menjaga kenyamanan dan fokus terhadap penyampaian materi oleh trainer, pelatihan tentu kami laksanakan di hotel berbintang (minimal bintang 3) dan bekerjasama dengan pelbagai hotel seperti Santika Indonesia Hotel & Resort, Aston Hotels & Resorts, PHM Hospitality.
Yang Kedua, penyelenggaraan pelatihan dengan Inhouse Training, PT. Golden Regency Consulting siap melaksanakannya di seluruh penjuru Indonesia. Untuk biaya yang dikenakan bisa menyesuaikan budget dari klien serta ditentukan oleh jumlah peserta, durasi dan lokasi penyelenggaraan. Tidak hanya itu, kami pun sanggung melaksanakan pelatihan di luar negeri seperti Malaysia, Singapura, Thailand dan Hongkong.
2.2. Waktu Pelaksanaan Pelatihan Pengantar Records Management
Waktu penyelenggaraan pelatihan Pengantar Records Management dilaksanakan secara reguler selama 2 hari pelatihan. Dengan 8 jam setiap harinya untuk metode tatap muka dan maupun untuk metode daring. Namun hal ini dapat juga disesuaikan dengan kebutuhan dari peserta, berikut kami sampaikan alternatif tanggal setiap minggu.
Jadwal Pelatihan berdasarkan tanggal:
Tahun 2023
| BULAN | MINGGU I | MINGGU II | MINGGU III | MINGGU IV | MINGGU V |
| Januari | 3-4 | 10-11 | 17-18 | 24-25 | 30-31 |
| Februari | 1-2 | 6-7 | 14-15 | 21-22 | 27-28 |
| Maret | 1-2 | 8-9 | 13-14 | 20-21 | 28-29 |
| April | 4-5 | 12-13 | 17-18 | 25-26 | |
| Mei | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 22-23 | 30-31 |
| Juni | 6-7 | 13-14 | 21-22 | 26-27 | |
| Juli | 4-5 | 11-12 | 17-18 | 26-27 | |
| Agustus | 1-2 | 8-9 | 15-16 | 22-23 | 30-31 |
| September | 5-6 | 12-13 | 19-20 | 25-26 | |
| Oktober | 4-5 | 10-11 | 17-18 | 24-25 | 30-31 |
| November | 6-7 | 13-14 | 20-21 | 28-29 | |
| Desember | 3-4 | 11-12 | 18-19 | 26-27 |
Tahun 2024
| BULAN | MINGGU I | MINGGU II | MINGGU III | MINGGU IV | MINGGU V |
| Januari | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 23-24 | 29-30 |
| Februari | 1-2 | 6-7 | 14-15 | 21-22 | 27-28 |
| Maret | 5-6 | 12-13 | 19-20 | 26-27 | |
| April | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 23-24 | 29-30 |
| Mei | 1-2 | 7-8 | 14-15 | 21-22 | 28-29 |
| Juni | 4-5 | 11-12 | 17-18 | 26-27 | |
| Juli | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 23-24 | 30-31 |
| Agustus | 1-2 | 6-7 | 14-15 | 21-22 | 27-28 |
| September | 3-4 | 10-11 | 17-18 | 24-25 | |
| Oktober | 1-2 | 8-9 | 15-16 | 22-23 | 29-30 |
| November | 4-5 | 11-12 | 17-18 | 24-25 | |
| Desember | 3-4 | 10-11 | 17-18 | 24-25 |
Bila calon peserta menghendaki request tanggal dan durasi dapat kami fasilitasi baik untuk PublIc Training maupun Inhouse Training.
2.3. Jenis Pelatihan
Dalam penyelenggaraan Pelatihan Pengantar Records Management ada dua alternatif jenis jasa pelatihan seperti Public Training dan Inhouse Training. Dan dari dua jenis layanan tersebut kami membagi kembali dengan 2 metode pelatihan yang berbeda yaitu dengan tatap muka dan daring.
Tatap Muka adalah Pelatihan dengan menggunakan metode inclass, dimana peserta dan pengajar atau trainer berada dalam satu ruangan serta tidak lupa penyelenggaraan Pelatihan ini kami laksanakan dengan menjalankan protokol kesehatan Covid 19. Sedangkan Daring adalah Pelatihan dengan mempertemukan peserta dan pengajar atau trainer pada salah satu infrastruktur video conferencing yaitu zoom meeting.
Sehingga ada 4 pilihan jenis pelatihan yaitu public training tatap muka, public training daring, inhouse training tatap muka dan inhouse training daring.
2.4. Calon Participant
Jadi sebenarnya siapa saja sih yang membutuhkan Pelatihan ini? menurut kami Pelatihan ini sangat cocok untuk diikuti oleh peserta yang ingin mendalami bidang Pengantar Records Management. Pelatihan ini sangat tepat diikuti oleh bagian lain yang ingin mengetahui lebih jauh tentang Pengantar Records Management.
Dan tidak menutup kemungkinan dapat diikuti pula oleh seluruh karyawan yang dapat mandat dari instansi/perusahaan guna menambah wawasan. Sehingga ilmu dari pelatihan ini bisa dirasakan dan dijalankan dengan baik sesuai dengan tujuan dari instansi/perusahaan itu sendiri.
2.5. Metode Pembelajaran
Sedangkan untuk Pelatihan Pengantar Records Management yang kami selenggarakan menggunakan pelbagai metode pembelajaran, seperti : Diskusi, Coaching, Presentasi, Tanya Jawab, Brainstorming, Ice Breaking dan Studi Kasus.
2.6. Fasilitas Pelatihan
Berikut ini Fasilitas Pelatihan Pengantar Records Management yang kami berikan sesuai dengan layanan yang dipilih oleh peserta, dengan penyesuaian tertentu sesuai dengan kebutuhan peserta / instansi / perusahaan.
Public dan Private Training (tatap muka)
- 2x Coffee Break + 1 Lunch
- 2 Hari Pelatihan
- Expert Trainer
- Sertifikat Pelatihan
- ATK
- Backpack Exclusive
- Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
- Souvenir
- Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
- Transportasi Selama Pelatihan
Inhouse Training (tatap muka)
- Transportasi dan akomodasi trainer serta pendamping
- Expert Trainer
- Sertifikat Pelatihan
- ATK
- Backpack Exclusive
- Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
- Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
Online Training (Daring) untuk public atau inhouse training
- Expert Trainer
- Sertifikat Pelatihan
- Modul Pelatihan (Softcopy)
- Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
- Host Zoom
Investasi dan Permohonan Proposal Pelatihan Pengantar Records Management
3.1. Investasi Pelatihan Pengantar Records Management
Penyelenggaraan program pelatihan Pengantar Records Management memerlukan sejumlah investasi yang harus dikeluarkan. Dengan penyesuaian perbedaan berdasarkan, jumlah hari pelatihan, jumlah peserta pelatihan, metode pelatihan dan lokasi pelatihan. Berikut adalah anggaran kasar yang dapat kami tunjukkan, yang selanjutnya secara detail dapat menghubungi kami.
3.1.1. Pelatihan di dalam Negeri
Tatap Muka
Untuk pelatihan dengan layanan Public Training besarnya investasi yaitu senilai IDR 5.250k s/d 8.100k. Sedangkan untuk pelatihan dengan layanan Inhouse Training investasi yang diperlukan mulai dari IDR 900k.
Daring
Pelatihan dengan menggunakan metode daring dan dengan layanan Public Training investasi yang dibutuhkan mulai dari IDR 3.600k. Dan untuk metode daring dengan inhouse Training investasinya mulai dari IDR 450k.
3.1.2. Pelatihan di luar Negeri
Penyelenggaraan pelatihan yang berlokasi di Negara Malaysia dan Thailand, investasi yang diperlukan mulai dari IDR 17.000k. Dan untuk pelatihan dengan tujuan Negara Singapura, dibutuhkan investasi dengan nominal mulai dari IDR 18.000k. Selanjutnya pelatihan yang terselenggara pada Negara Hongkong, investasinya mulai dari IDR 25.000k.
Tidak menutup kemungkinan bila ada peserta berkeinginan penyelenggaraan pelatihan dengan lokasi di Negara yang membutuhkan Visa, seperti Belanda, Jepang, Korea Selatan, Amerika, Inggris, Spanyol dan Negara lainnya.
3.2. Mengapa Pelatihan Pengantar Records Management harus bekerjasama dengan PT. Golden Regency Consulting
Pertanyaan selanjutnya yang akan muncul adalah mengapa harus dengan GRC Training. Berikut adalah keuntungan yang dapat diambil bila bekerjasama dengan GRC Training.
- Materi dapat disesuaikan dengan kebutuhan peserta.
- Kami merupakan penyelenggara pelatihan yang berpengalaman, telah berdiri sejak 7 Tahun silam.
- Memiliki Sumber Daya Trainer yang berpengalaman dalam mengajar maupun pengalaman dalam praktek.
- Pelaksanaan Pelatihan mengikuti waktu dari calon peserta.
- Tidak perlu menunggu kuota peserta, kami menyediakan kelas private.
- Konsultasi post event dengan trainer.
3.3. Permohonan Proposal Pelatihan Pengantar Records Management
Kemudian apa yang harus dilakukan, bila calon peserta ingin mendaftarkan atau meminta proposal Pelatihan. Selanjutnya cukup dengan mengisi formulir klik disini. namun bila ingin menanyakan hal hal terkait Pelatihan bisa menghubungi kami di nomor whatsapp.
Tertarik bekerja sama dengan GRC Training? Dan ingin mengadakan pelatihan bersama kami? Sila hubungi kami pada nomor berikut 081802214168 (Puguh) atau ingin konsultasi terlebih dahulu melalui whatsapp kami di link berikut. (SY)
