Training Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset
Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset – Merujuk pada proses pengaturan, pemeliharaan, dan pengawasan dokumen dan arsip yang dimiliki oleh suatu entitas atau organisasi. Hal ini meliputi pengorganisasian, penyimpanan, pemulihan, dan pemusnahan dokumen dan arsip yang diperlukan untuk mendukung operasi bisnis atau institusi.
Pengelolaan dokumen/arsip aset yang baik membantu meningkatkan efisiensi operasional, meningkatkan keamanan informasi, memenuhi persyaratan hukum, dan memfasilitasi akses yang mudah ke informasi yang diperlukan. Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) atau perangkat lunak pengelolaan arsip digital (DAMS) juga dapat digunakan untuk mempermudah proses ini dan memperkuat manajemen dokumen/arsip aset.
1.1. Deskripsi Pelatihan
Pelatihan pengelolaan dokumen/arsip aset adalah program yang dirancang untuk memberikan pengetahuan, keterampilan, dan pemahaman yang diperlukan kepada individu atau kelompok dalam mengelola dokumen dan arsip secara efektif. Dengan mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk memastikan bahwa peserta memiliki pemahaman yang baik tentang prinsip-prinsip, prosedur, dan praktik terbaik dalam pengelolaan dokumen dan arsip.
Pelatihan pengelolaan dokumen/arsip aset dapat disampaikan melalui berbagai metode, seperti kuliah, diskusi, studi kasus, latihan praktis, atau pelatihan online. Yang kemudian diharapkan mampu nmemberikan pengetahuan yang solid dan keterampilan praktis kepada peserta untuk mengelola dokumen/arsip aset dengan baik dalam lingkungan organisasi.
1.2. Materi Pelatihan
- Pengantar Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset
- Definisi dan tujuan pengelolaan dokumen/arsip aset
- Manfaat pengelolaan dokumen/arsip aset bagi organisasi
- Prinsip-Prinsip Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset
- Klasifikasi dokumen/arsip
- Retensi dan pemusnahan dokumen/arsip
- Privasi dan keamanan dokumen/arsip
- Metode Pengorganisasian dan Pengindeksan
- Pengenalan metode pengorganisasian (berdasarkan jenis, tanggal, kategori, dll.)
- Pengkodean dan penomoran dokumen/arsip
- Praktik terbaik dalam pengindeksan dokumen/arsip
- Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (EDMS)
- Pengertian dan fungsi EDMS
- Keuntungan penggunaan EDMS dalam pengelolaan dokumen/arsip
- Pengenalan dan penggunaan perangkat lunak EDMS
- Retensi dan Pemusnahan Dokumen/Arsip
- Kebijakan retensi dokumen/arsip
- Persyaratan hukum dan regulasi terkait retensi dokumen/arsip
- Proses pemusnahan dokumen/arsip yang aman dan sesuai
- Keamanan dan Privasi Dokumen/Arsip
- Identifikasi risiko keamanan dan privasi dokumen/arsip
- Langkah-langkah pengamanan fisik dan digital
- Kebijakan keamanan dan privasi yang efektif
- Penggunaan Teknologi dalam Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset
- Pengenalan teknologi terkini dalam pengelolaan dokumen/arsip
- Automatisasi proses pengelolaan dokumen/arsip
- Pemanfaatan kecerdasan buatan (AI) dan analitik data
- Audit dan Kepatuhan
- Pentingnya audit dokumen/arsip
- Persyaratan kepatuhan hukum dan regulasi
- Menerapkan prosedur kepatuhan yang efektif
- Praktik Terbaik dalam Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset
- Studi kasus pengelolaan dokumen/arsip yang sukses
- Strategi efisien dalam pengorganisasian dan pemulihan dokumen/arsip
- Evaluasi dan peningkatan terus-menerus dalam pengelolaan dokumen/arsip
- Latihan dan Kasus Studi
1.3. Tujuan Dan Manfaat Pelatihan
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk :
- Memahami konsep dasar dan prinsip-prinsip pengelolaan dokumen/arsip aset
- Menerapkan praktik terbaik dalam pengelolaan dokumen/arsip aset
- Memahami penggunaan teknologi terkini dalam pengelolaan dokumen/arsio aset
- Memahami pentingnya kepatuhan terhadap peraturan dan persyaratan hukum terkait pengelolaan dokumen/arsip
- Meningkatkan efisiensi operasional melalui pengelolaan dokumen/arsip yang baik
- Memiliki kesadaran yang lebih baik tentang pentingnya menjaga privasi dan keamanan dokumen/arsip
- Mengoptimalkan penggunaan ruang fisik dan mengurangi biaya
Teknis Penyelenggaraan Pelatihan
2.1. Tempat Pelatihan
Hal Pertama yang akan kami sampaikan bila pelaksanaan pelatihan Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset menggunakan layanan Public Training. PT. Golden Regency Consulting Training sanggup untuk melaksanakannya di seluruh kota besar di Indonesia maupun luar negeri. Kota besar yang pernah kami selenggarakan seperti di Kota Medan, Kota Padang, Kota Batam, Ibu Kota Jakarta, Kota Bogor, Kota Bandung, Kota Yogyakarta, Kota Solo, Kota Semarang, Kota Magelang. Dan lokasi pelatihan lainnya seperti Kota Surabaya, Kota Malang, Kota Bali, Kota Lombok, Kota Balikpapan, Kota Makassar, Kota Manado, dan Kota Jayapura.
Demi menjaga kenyamanan dan fokus terhadap penyampaian materi oleh trainer, pelatihan tentu kami laksanakan di hotel berbintang (minimal bintang 3) dan bekerjasama dengan pelbagai hotel seperti Santika Indonesia Hotel & Resort, Aston Hotels & Resorts, PHM Hospitality.
Yang Kedua, penyelenggaraan pelatihan dengan Inhouse Training, PT. Golden Regency Consulting siap melaksanakannya di seluruh penjuru Indonesia. Untuk biaya yang dikenakan bisa menyesuaikan budget dari klien serta ditentukan oleh jumlah peserta, durasi dan lokasi penyelenggaraan. Tidak hanya itu, kami pun sanggung melaksanakan pelatihan di luar negeri seperti Malaysia, Singapura, Thailand dan Hongkong.
2.2. Waktu Pelaksanaan Pelatihan Waktu penyelenggaraan pelatihan Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset dilaksanakan secara reguler selama 2 hari pelatihan. Dengan 8 jam setiap harinya untuk metode tatap muka dan maupun untuk metode daring. Namun hal ini dapat juga disesuaikan dengan kebutuhan dari peserta, berikut kami sampaikan alternatif tanggal setiap minggu.
Jadwal Pelatihan berdasarkan tanggal:
Tahun 2023
| BULAN | MINGGU I | MINGGU II | MINGGU III | MINGGU IV | MINGGU V |
| Januari | 3-4 | 10-11 | 17-18 | 24-25 | 30-31 |
| Februari | 1-2 | 6-7 | 14-15 | 21-22 | 27-28 |
| Maret | 1-2 | 8-9 | 13-14 | 20-21 | 28-29 |
| April | 4-5 | 12-13 | 17-18 | 25-26 | |
| Mei | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 22-23 | 30-31 |
| Juni | 6-7 | 13-14 | 21-22 | 26-27 | |
| Juli | 4-5 | 11-12 | 17-18 | 26-27 | |
| Agustus | 1-2 | 8-9 | 15-16 | 22-23 | 30-31 |
| September | 5-6 | 12-13 | 19-20 | 25-26 | |
| Oktober | 4-5 | 10-11 | 17-18 | 24-25 | 30-31 |
| November | 6-7 | 13-14 | 20-21 | 28-29 | |
| Desember | 3-4 | 11-12 | 18-19 | 26-27 |
Tahun 2024
| BULAN | MINGGU I | MINGGU II | MINGGU III | MINGGU IV | MINGGU V |
| Januari | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 23-24 | 29-30 |
| Februari | 1-2 | 6-7 | 14-15 | 21-22 | 27-28 |
| Maret | 5-6 | 12-13 | 19-20 | 26-27 | |
| April | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 23-24 | 29-30 |
| Mei | 1-2 | 7-8 | 14-15 | 21-22 | 28-29 |
| Juni | 4-5 | 11-12 | 17-18 | 26-27 | |
| Juli | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 23-24 | 30-31 |
| Agustus | 1-2 | 6-7 | 14-15 | 21-22 | 27-28 |
| September | 3-4 | 10-11 | 17-18 | 24-25 | |
| Oktober | 1-2 | 8-9 | 15-16 | 22-23 | 29-30 |
| November | 4-5 | 11-12 | 17-18 | 24-25 | |
| Desember | 3-4 | 10-11 | 17-18 | 24-25 |
Bila calon peserta menghendaki request tanggal dan durasi dapat kami fasilitasi baik untuk PublIc Training maupun Inhouse Training.
2.3. Jenis Pelatihan
Dalam penyelenggaraan Pelatihan Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset ada dua alternatif jenis jasa pelatihan seperti Public Training dan Inhouse Training. Dan dari dua jenis layanan tersebut kami membagi kembali dengan 2 metode pelatihan yang berbeda yaitu dengan tatap muka dan daring.
Tatap Muka adalah Pelatihan dengan menggunakan metode inclass, dimana peserta dan pengajar atau trainer berada dalam satu ruangan serta tidak lupa penyelenggaraan Pelatihan ini kami laksanakan dengan menjalankan protokol kesehatan Covid 19. Sedangkan Daring adalah Pelatihan dengan mempertemukan peserta dan pengajar atau trainer pada salah satu infrastruktur video conferencing yaitu zoom meeting.
Sehingga ada 4 pilihan jenis pelatihan yaitu public training tatap muka, public training daring, inhouse training tatap muka dan inhouse training daring.
2.4. Calon Participant
Jadi sebenarnya siapa saja sih yang membutuhkan Pelatihan ini? menurut kami Pelatihan ini sangat cocok untuk diikuti oleh peserta yang ingin mendalami bidang Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset. Pelatihan ini sangat tepat diikuti oleh bagian lain yang ingin mengetahui lebih jauh tentang Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset.
Dan tidak menutup kemungkinan dapat diikuti pula oleh seluruh karyawan yang dapat mandat dari instansi/perusahaan guna menambah wawasan. Sehingga ilmu dari pelatihan ini bisa dirasakan dan dijalankan dengan baik sesuai dengan tujuan dari instansi/perusahaan itu sendiri.
2.5. Metode Pembelajaran
Sedangkan untuk Pelatihan Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset yang kami selenggarakan menggunakan pelbagai metode pembelajaran, seperti : Diskusi, Coaching, Presentasi, Tanya Jawab, Brainstorming, Ice Breaking dan Studi Kasus.
2.6. Fasilitas Pelatihan
Berikut ini Fasilitas Pelatihan Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset yang kami berikan sesuai dengan layanan yang dipilih oleh peserta, dengan penyesuaian tertentu sesuai dengan kebutuhan peserta / instansi / perusahaan.
Public dan Private Training (tatap muka)
- 2x Coffee Break + 1 Lunch
- 2 Hari Pelatihan
- Expert Trainer
- Sertifikat Pelatihan
- ATK
- Backpack Exclusive
- Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
- Souvenir
- Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
- Transportasi Selama Pelatihan
Inhouse Training (tatap muka)
- Transportasi dan akomodasi trainer serta pendamping
- Expert Trainer
- Sertifikat Pelatihan
- ATK
- Backpack Exclusive
- Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
- Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
Online Training (Daring) untuk public atau inhouse training
- Expert Trainer
- Sertifikat Pelatihan
- Modul Pelatihan (Softcopy)
- Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
- Host Zoom
Investasi dan Permohonan Proposal Pelatihan Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset
3.1. Investasi Pelatihan Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset
Penyelenggaraan program pelatihan Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset memerlukan sejumlah investasi yang harus dikeluarkan. Dengan penyesuaian perbedaan berdasarkan, jumlah hari pelatihan, jumlah peserta pelatihan, metode pelatihan dan lokasi pelatihan. Berikut adalah anggaran kasar yang dapat kami tunjukkan, yang selanjutnya secara detail dapat menghubungi kami.
3.1.1. Pelatihan di dalam Negeri
Tatap Muka
Untuk pelatihan dengan layanan Public Training besarnya investasi yaitu senilai IDR 5.250k s/d 8.100k. Sedangkan untuk pelatihan dengan layanan Inhouse Training investasi yang diperlukan mulai dari IDR 900k.
Daring
Pelatihan dengan menggunakan metode daring dan dengan layanan Public Training investasi yang dibutuhkan mulai dari IDR 3.600k. Dan untuk metode daring dengan inhouse Training investasinya mulai dari IDR 450k.
3.1.2. Pelatihan di luar Negeri
Penyelenggaraan pelatihan yang berlokasi di Negara Malaysia dan Thailand, investasi yang diperlukan mulai dari IDR 17.000k. Dan untuk pelatihan dengan tujuan Negara Singapura, dibutuhkan investasi dengan nominal mulai dari IDR 18.000k. Selanjutnya pelatihan yang terselenggara pada Negara Hongkong, investasinya mulai dari IDR 25.000k.
Tidak menutup kemungkinan bila ada peserta berkeinginan penyelenggaraan pelatihan dengan lokasi di Negara yang membutuhkan Visa, seperti Belanda, Jepang, Korea Selatan, Amerika, Inggris, Spanyol dan Negara lainnya.
3.2. Mengapa Pelatihan Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset harus bekerjasama dengan PT. Golden Regency Consulting
Pertanyaan selanjutnya yang akan muncul adalah mengapa harus dengan GRC Training. Berikut adalah keuntungan yang dapat diambil bila bekerjasama dengan GRC Training.
- Materi dapat disesuaikan dengan kebutuhan peserta.
- Kami merupakan penyelenggara pelatihan yang berpengalaman, telah berdiri sejak 7 Tahun silam.
- Memiliki Sumber Daya Trainer yang berpengalaman dalam mengajar maupun pengalaman dalam praktek.
- Pelaksanaan Pelatihan mengikuti waktu dari calon peserta.
- Tidak perlu menunggu kuota peserta, kami menyediakan kelas private.
- Konsultasi post event dengan trainer.
3.3. Permohonan Proposal Pelatihan Pengelolaan Dokumen/Arsip Aset
Kemudian apa yang harus dilakukan, bila calon peserta ingin mendaftarkan atau meminta proposal Pelatihan. Selanjutnya cukup dengan mengisi formulir klik disini. namun bila ingin menanyakan hal hal terkait Pelatihan bisa menghubungi kami di nomor whatsapp.
Tertarik bekerja sama dengan GRC Training? Dan ingin mengadakan pelatihan bersama kami? Sila hubungi kami pada nomor berikut 081802214168 (Puguh) atau ingin konsultasi terlebih dahulu melalui whatsapp kami di link berikut. (SY)
Opsi judul Pelatihan yang lain
Pelatihan Pengelolaan Arsip Terjaga – GRC Training Consulting (training-grc.com)
Pelatihan Pengelolaan Arsip Keuangan & Kepegawaian – GRC (training-grc.com)
