Training Pengelolaan kearsipan berbasis TIK
Pengelolaan kearsipan berbasis TIK – Mengacu pada penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) untuk memfasilitasi dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan arsip dan dokumen. Pendekatan ini melibatkan penggunaan perangkat lunak khusus, infrastruktur jaringan, dan praktik terkait TIK untuk mengatur, mengelola, dan menyimpan arsip dalam bentuk digital. Adapun aspek-aspek penting dalam pengelolaan kearsipan berbasis TIK terdiri dari Sistem Manajemen Arsip Elektronik (ERMS), Digitalisasi, Penyimpanan dan Pemeliharaan Data, Pengindeksan dan Metadata, Aksesibilitas dan Kepatuhan, serta Retensi dan Disposisi. Penting untuk menyadari bahwa pengelolaan kearsipan berbasis TIK adalah bidang yang terus berkembang. Oleh karena itu, penting untuk tetap mengikuti perkembangan terbaru dan melanjutkan pelatihan dan pengembangan profesional secara teratur.
1.1. Deskripsi Pelatihan
Pelatihan pengelolaan kearsipan berbasis TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) adalah program pelatihan yang dirancang untuk membantu individu atau organisasi dalam mengoptimalkan pengelolaan arsip mereka dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman tentang konsep, prinsip, dan praktik terbaik dalam pengelolaan arsip elektronik.
1.2. Materi Pelatihan
Pengantar Pengelolaan Kearsipan Berbasis TIK
- Pengertian dan pentingnya pengelolaan kearsipan berbasis TIK
- Konsep dasar pengelolaan kearsipan elektronik
- Manfaat dan tantangan dalam pengelolaan kearsipan berbasis TIK
Sistem Manajemen Arsip Elektronik (ERMS)
- Pengenalan ERMS dan fungsinya
- Struktur folder dan klasifikasi arsip dalam ERMS
- Pencarian, pemulihan, dan penghapusan dokumen menggunakan ERMS
Digitalisasi dan Konversi Arsip Fisik ke Elektronik
- Proses digitalisasi dokumen fisik
- Alat dan teknik digitalisasi
- Praktik terbaik dalam menjaga kualitas dan keaslian dokumen digital
Pengindeksan dan Metadata
- Pentingnya pengindeksan dan metadata dalam pengelolaan kearsipan berbasis TIK
- Strategi pengindeksan dan pemberian metadata yang efektif
- Menerapkan standar dan praktek terbaik dalam pengindeksan dan metadata
Keamanan Informasi dan Privasi
- Ancaman keamanan dalam pengelolaan kearsipan berbasis TIK
- Perlindungan dan pengamanan arsip elektronik
- Kebijakan privasi dan pengelolaan informasi sensitif
Kebijakan Retensi dan Disposisi
- Konsep kebijakan retensi dan jadwal retensi
- Menentukan jangka waktu penyimpanan dan disposisi dokumen
- Penerapan kebijakan retensi dalam pengelolaan kearsipan berbasis TIK
Aksesibilitas dan Kepatuhan
- Pemenuhan aksesibilitas dokumen bagi pengguna yang berwenang
- Kepatuhan terhadap peraturan dan kebijakan terkait
- Praktik pengelolaan arsip yang patuh hukum dan etika
Praktik Terbaik dalam Pengelolaan Kearsipan Berbasis TIK
- Penggunaan alat dan fitur TIK yang dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas
- Integrasi kearsipan dengan sistem dan aplikasi lainnya
- Evaluasi dan perbaikan berkelanjutan dalam pengelolaan kearsipan berbasis TIK
Studi Kasus dan Latihan
1.3. Tujuan Dan Manfaat Pelatihan
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk :
- Memahami konsep kearsipan elektronik
- Mengetahui perangkat lunak manajemen arsip elektronik
- Memiliki keterampilan digitalisasi
- Menerapkan kebijakan retensi
- Menjaga keamanan informasi dan privasi
- Menerapkan efisiensi dan produktivitas
- Patuh terhadap peraturan
Teknis Penyelenggaraan Pelatihan
2.1. Tempat Pelatihan
Hal Pertama yang akan kami sampaikan bila pelaksanaan pelatihan Pengelolaan kearsipan berbasis TIK menggunakan layanan Public Training. PT. Golden Regency Consulting Training sanggup untuk melaksanakannya di seluruh kota besar di Indonesia maupun luar negeri. Kota besar yang pernah kami selenggarakan seperti di Kota Medan, Kota Padang, Kota Batam, Ibu Kota Jakarta, Kota Bogor, Kota Bandung, Kota Yogyakarta, Kota Solo, Kota Semarang, Kota Magelang. Dan lokasi pelatihan lainnya seperti Kota Surabaya, Kota Malang, Kota Bali, Kota Lombok, Kota Balikpapan, Kota Makassar, Kota Manado, dan Kota Jayapura.
Demi menjaga kenyamanan dan fokus terhadap penyampaian materi oleh trainer, pelatihan tentu kami laksanakan di hotel berbintang (minimal bintang 3) dan bekerjasama dengan pelbagai hotel seperti Santika Indonesia Hotel & Resort, Aston Hotels & Resorts, PHM Hospitality.
Yang Kedua, penyelenggaraan pelatihan dengan Inhouse Training, PT. Golden Regency Consulting siap melaksanakannya di seluruh penjuru Indonesia. Untuk biaya yang dikenakan bisa menyesuaikan budget dari klien serta ditentukan oleh jumlah peserta, durasi dan lokasi penyelenggaraan. Tidak hanya itu, kami pun sanggung melaksanakan pelatihan di luar negeri seperti Malaysia, Singapura, Thailand dan Hongkong.
2.2. Waktu Pelaksanaan Pelatihan
Waktu penyelenggaraan pelatihan Pengelolaan kearsipan berbasis TIK dilaksanakan secara reguler selama 2 hari pelatihan. Dengan 8 jam setiap harinya untuk metode tatap muka dan maupun untuk metode daring. Namun hal ini dapat juga disesuaikan dengan kebutuhan dari peserta, berikut kami sampaikan alternatif tanggal setiap minggu.
Jadwal Pelatihan berdasarkan tanggal:
Tahun 2023
| BULAN | MINGGU I | MINGGU II | MINGGU III | MINGGU IV | MINGGU V |
| Januari | 3-4 | 10-11 | 17-18 | 24-25 | 30-31 |
| Februari | 1-2 | 6-7 | 14-15 | 21-22 | 27-28 |
| Maret | 1-2 | 8-9 | 13-14 | 20-21 | 28-29 |
| April | 4-5 | 12-13 | 17-18 | 25-26 | |
| Mei | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 22-23 | 30-31 |
| Juni | 6-7 | 13-14 | 21-22 | 26-27 | |
| Juli | 4-5 | 11-12 | 17-18 | 26-27 | |
| Agustus | 1-2 | 8-9 | 15-16 | 22-23 | 30-31 |
| September | 5-6 | 12-13 | 19-20 | 25-26 | |
| Oktober | 4-5 | 10-11 | 17-18 | 24-25 | 30-31 |
| November | 6-7 | 13-14 | 20-21 | 28-29 | |
| Desember | 3-4 | 11-12 | 18-19 | 26-27 |
Tahun 2024
| BULAN | MINGGU I | MINGGU II | MINGGU III | MINGGU IV | MINGGU V |
| Januari | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 23-24 | 29-30 |
| Februari | 1-2 | 6-7 | 14-15 | 21-22 | 27-28 |
| Maret | 5-6 | 12-13 | 19-20 | 26-27 | |
| April | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 23-24 | 29-30 |
| Mei | 1-2 | 7-8 | 14-15 | 21-22 | 28-29 |
| Juni | 4-5 | 11-12 | 17-18 | 26-27 | |
| Juli | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 23-24 | 30-31 |
| Agustus | 1-2 | 6-7 | 14-15 | 21-22 | 27-28 |
| September | 3-4 | 10-11 | 17-18 | 24-25 | |
| Oktober | 1-2 | 8-9 | 15-16 | 22-23 | 29-30 |
| November | 4-5 | 11-12 | 17-18 | 24-25 | |
| Desember | 3-4 | 10-11 | 17-18 | 24-25 |
Bila calon peserta menghendaki request tanggal dan durasi dapat kami fasilitasi baik untuk PublIc Training maupun Inhouse Training.
2.3. Jenis Pelatihan
Dalam penyelenggaraan Pelatihan Pengelolaan kearsipan berbasis TIK ada dua alternatif jenis jasa pelatihan seperti Public Training dan Inhouse Training. Dan dari dua jenis layanan tersebut kami membagi kembali dengan 2 metode pelatihan yang berbeda yaitu dengan tatap muka dan daring.
Tatap Muka adalah Pelatihan dengan menggunakan metode inclass, dimana peserta dan pengajar atau trainer berada dalam satu ruangan serta tidak lupa penyelenggaraan Pelatihan ini kami laksanakan dengan menjalankan protokol kesehatan Covid 19. Sedangkan Daring adalah Pelatihan dengan mempertemukan peserta dan pengajar atau trainer pada salah satu infrastruktur video conferencing yaitu zoom meeting.
Sehingga ada 4 pilihan jenis pelatihan yaitu public training tatap muka, public training daring, inhouse training tatap muka dan inhouse training daring.
2.4. Calon Participant
Jadi sebenarnya siapa saja sih yang membutuhkan Pelatihan ini? menurut kami Pelatihan ini sangat cocok untuk diikuti oleh peserta yang ingin mendalami bidang Pengelolaan kearsipan berbasis TIK. Pelatihan ini sangat tepat diikuti oleh bagian lain yang ingin mengetahui lebih jauh tentang Pengelolaan kearsipan berbasis TIK.
Dan tidak menutup kemungkinan dapat diikuti pula oleh seluruh karyawan yang dapat mandat dari instansi/perusahaan guna menambah wawasan. Sehingga ilmu dari pelatihan ini bisa dirasakan dan dijalankan dengan baik sesuai dengan tujuan dari instansi/perusahaan itu sendiri.
2.5. Metode Pembelajaran
Sedangkan untuk Pelatihan Pengelolaan kearsipan berbasis TIK yang kami selenggarakan menggunakan pelbagai metode pembelajaran, seperti : Diskusi, Coaching, Presentasi, Tanya Jawab, Brainstorming, Ice Breaking dan Studi Kasus.
2.6. Fasilitas Pelatihan
Berikut ini Fasilitas Pelatihan Pengelolaan kearsipan berbasis TIK yang kami berikan sesuai dengan layanan yang dipilih oleh peserta, dengan penyesuaian tertentu sesuai dengan kebutuhan peserta / instansi / perusahaan.
Public dan Private Training (tatap muka)
- 2x Coffee Break + 1 Lunch
- 2 Hari Pelatihan
- Expert Trainer
- Sertifikat Pelatihan
- ATK
- Backpack Exclusive
- Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
- Souvenir
- Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
- Transportasi Selama Pelatihan
Inhouse Training (tatap muka)
- Transportasi dan akomodasi trainer serta pendamping
- Expert Trainer
- Sertifikat Pelatihan
- ATK
- Backpack Exclusive
- Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
- Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
Online Training (Daring) untuk public atau inhouse training
- Expert Trainer
- Sertifikat Pelatihan
- Modul Pelatihan (Softcopy)
- Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
- Host Zoom
Investasi dan Permohonan Proposal Pelatihan
3.1. Investasi Pelatihan
Penyelenggaraan program pelatihan Pengelolaan kearsipan berbasis TIK memerlukan sejumlah investasi yang harus dikeluarkan. Dengan penyesuaian perbedaan berdasarkan, jumlah hari pelatihan, jumlah peserta pelatihan, metode pelatihan dan lokasi pelatihan. Berikut adalah anggaran kasar yang dapat kami tunjukkan, yang selanjutnya secara detail dapat menghubungi kami.
3.1.1. Pelatihan di dalam Negeri
Tatap Muka
Untuk pelatihan dengan layanan Public Training besarnya investasi yaitu senilai IDR 5.250k s/d 8.100k. Sedangkan untuk pelatihan dengan layanan Inhouse Training investasi yang diperlukan mulai dari IDR 900k.
Daring
Pelatihan dengan menggunakan metode daring dan dengan layanan Public Training investasi yang dibutuhkan mulai dari IDR 3.600k. Dan untuk metode daring dengan inhouse Training investasinya mulai dari IDR 450k.
3.1.2. Pelatihan di luar Negeri
Penyelenggaraan pelatihan yang berlokasi di Negara Malaysia dan Thailand, investasi yang diperlukan mulai dari IDR 17.000k. Dan untuk pelatihan dengan tujuan Negara Singapura, dibutuhkan investasi dengan nominal mulai dari IDR 18.000k. Selanjutnya pelatihan yang terselenggara pada Negara Hongkong, investasinya mulai dari IDR 25.000k.
Tidak menutup kemungkinan bila ada peserta berkeinginan penyelenggaraan pelatihan dengan lokasi di Negara yang membutuhkan Visa, seperti Belanda, Jepang, Korea Selatan, Amerika, Inggris, Spanyol dan Negara lainnya.
3.2. Mengapa Pelatihan Pengelolaan kearsipan berbasis TIK harus bekerjasama dengan PT. Golden Regency Consulting
Pertanyaan selanjutnya yang akan muncul adalah mengapa harus dengan GRC Training. Berikut adalah keuntungan yang dapat diambil bila bekerjasama dengan GRC Training.
- Materi dapat disesuaikan dengan kebutuhan peserta.
- Kami merupakan penyelenggara pelatihan yang berpengalaman, telah berdiri sejak 7 Tahun silam.
- Memiliki Sumber Daya Trainer yang berpengalaman dalam mengajar maupun pengalaman dalam praktek.
- Pelaksanaan Pelatihan mengikuti waktu dari calon peserta.
- Tidak perlu menunggu kuota peserta, kami menyediakan kelas private.
- Konsultasi post event dengan trainer.
3.3. Permohonan Proposal Pelatihan
Kemudian apa yang harus dilakukan, bila calon peserta ingin mendaftarkan atau meminta proposal Pelatihan. Selanjutnya cukup dengan mengisi formulir klik disini. namun bila ingin menanyakan hal hal terkait Pelatihan bisa menghubungi kami di nomor whatsapp.
Tertarik bekerja sama dengan GRC Training? Dan ingin mengadakan pelatihan bersama kami? Sila hubungi kami pada nomor berikut 081802214168 (Puguh) atau ingin konsultasi terlebih dahulu melalui whatsapp kami di link berikut. (SY)
