Training Pengelolaan Records Center

Pengelolaan Records Center – Merupakan proses pengumpulan, penyimpanan, pemeliharaan, dan pemrosesan dokumen atau rekaman penting dalam suatu organisasi atau institusi. Tujuan utama dari pengelolaan records center adalah untuk menjaga integritas dan keterjangkauan informasi yang tersimpan dalam dokumen tersebut, serta memastikan kepatuhan terhadap peraturan hukum dan kebijakan organisasi terkait.

 1.1. Deskripsi Pelatihan 

Pelatihan Pengelolaan Records Center merupakam program pelatihan yang dirancang untuk mengajarkan prinsip-prinsip dan praktik terbaik dalam pengelolaan dan pemeliharaan arsip dan dokumen di pusat arsip (Records Center). Di lain sisi, pelatihan ini ditujukan untuk individu atau tim yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dan dokumen di organisasi. Dimana setelah mengikuti pelatihan ini, para peserta / staf yang bertanggung jawab atas pengelolaan records diharapkan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan.

1.2. Materi Pelatihan  

Pengantar Pengelolaan Records

  • Definisi dan pentingnya pengelolaan records
  • Tujuan dan manfaat pengelolaan records
  • Prinsip-prinsip dasar pengelolaan records
  • Peran dan tanggung jawab pengelola records

Identifikasi dan Klasifikasi Dokumen

  • Proses identifikasi dokumen yang perlu disimpan
  • Metode klasifikasi dokumen berdasarkan jenis, nilai, dan kepentingan
  • Pengembangan skema pengindeksan yang efektif
  • Penerapan standar klasifikasi dan pengindeksan

Penyimpanan Fisik dan Digital

  • Metode penyimpanan fisik yang tepat untuk dokumen
  • Organisasi ruang penyimpanan dan pengaturan rak atau kotak arsip
  • Penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS)
  • Keamanan dan backup dokumen digital

Pemeliharaan dan Pemulihan Dokumen

  • Praktik pemeliharaan rutin untuk menjaga keberlangsungan dokumen
  • Penanganan kebakaran, banjir, dan bencana lainnya
  • Pemulihan dokumen setelah kerusakan atau kehilangan
  • Penggunaan teknologi untuk pemeliharaan dan pemulihan dokumen

Retensi dan Disposisi Dokumen

  • Kebijakan retensi dan jangka waktu penyimpanan dokumen
  • Proses disposisi dokumen setelah jangka waktu retensi berakhir
  • Penerapan kepatuhan terhadap regulasi dan hukum terkait retensi dan disposisi
  • Audit dan pemantauan kepatuhan

Keamanan dan Privasi Dokumen

  • Keamanan fisik dan digital dokumen
  • Perlindungan data sensitif dan privasi informasi
  • Kebijakan akses, tanda pengenal, dan kontrol akses
  • Manajemen risiko dalam pengelolaan records

Proses Pencarian dan Penggunaan Kembali Dokumen

  • Metode pencarian efektif untuk dokumen fisik dan digital
  • Proses peminjaman dan pengembalian dokumen fisik
  • Pemulihan dan pengiriman dokumen digital
  • Kolaborasi dan berbagi informasi melalui records center

Evaluasi dan Perbaikan Pengelolaan Records Center

  • Penilaian kinerja records center
  • Evaluasi keberhasilan pengelolaan records
  • Perbaikan berkelanjutan dan pengembangan berkelanjutan
  • Peningkatan efisiensi operasional

1.3. Tujuan Dan Manfaat Pelatihan 

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk : 

  1. Memahami konsep pengelolaan records
  2. Terampil dalam melakukan pengindeksan dan pencarian
  3. Patuh terhadap kebijakan dan regulasi
  4. Efisiensi operasional
  5. Menggunakan teknologi
  6. Memiliki kesadaran keamanan dan privasi
  7. Berkolaborasi dan komunikasi
  8. Menyusun laporan dan audit

Teknis Penyelenggaraan Pelatihan Pengelolaan Records Center

2.1. Tempat Pelatihan

Hal Pertama yang akan kami sampaikan bila pelaksanaan pelatihan Pengelolaan Records Center menggunakan layanan Public Training. PT. Golden Regency Consulting Training sanggup untuk melaksanakannya di seluruh kota besar di Indonesia maupun luar negeri. Kota besar yang pernah kami selenggarakan seperti di Kota Medan, Kota Padang, Kota Batam, Ibu Kota Jakarta, Kota Bogor, Kota Bandung, Kota Yogyakarta, Kota Solo, Kota Semarang, Kota Magelang. Dan lokasi pelatihan lainnya seperti Kota Surabaya, Kota Malang, Kota Bali, Kota Lombok, Kota Balikpapan, Kota Makassar, Kota Manado, dan Kota Jayapura.

Demi menjaga kenyamanan dan fokus terhadap penyampaian materi oleh trainer, pelatihan tentu kami laksanakan di hotel berbintang (minimal bintang 3) dan bekerjasama dengan pelbagai hotel seperti Santika Indonesia Hotel & Resort, Aston Hotels & Resorts, PHM Hospitality.

Yang Kedua, penyelenggaraan pelatihan dengan Inhouse Training, PT. Golden Regency Consulting siap melaksanakannya di seluruh penjuru Indonesia. Untuk biaya yang dikenakan bisa menyesuaikan budget dari klien serta ditentukan oleh jumlah peserta, durasi dan lokasi penyelenggaraan. Tidak hanya itu, kami pun sanggung melaksanakan pelatihan di luar negeri seperti Malaysia, Singapura, Thailand dan Hongkong.

2.2. Waktu Pelaksanaan Pelatihan Pengelolaan Records Center

Waktu penyelenggaraan pelatihan Pengelolaan Records Center dilaksanakan secara reguler selama 2 hari pelatihan. Dengan 8 jam setiap harinya untuk metode tatap muka dan maupun untuk metode daring. Namun hal ini dapat juga disesuaikan dengan kebutuhan dari peserta, berikut kami sampaikan alternatif tanggal setiap minggu.

Jadwal Pelatihan berdasarkan tanggal:

Tahun 2023

BULAN MINGGU I MINGGU II MINGGU III MINGGU IV MINGGU V
Januari 3-4 10-11 17-18 24-25 30-31
Februari 1-2 6-7 14-15 21-22 27-28
Maret 1-2 8-9 13-14 20-21 28-29
April 4-5 12-13 17-18 25-26  
Mei 2-3 9-10 16-17 22-23 30-31
Juni 6-7 13-14 21-22 26-27  
Juli 4-5 11-12 17-18 26-27  
Agustus 1-2 8-9 15-16 22-23 30-31
September 5-6 12-13 19-20 25-26  
Oktober 4-5 10-11 17-18 24-25 30-31
November 6-7 13-14 20-21 28-29  
Desember 3-4 11-12 18-19 26-27  

Tahun 2024

BULAN MINGGU I MINGGU II MINGGU III MINGGU IV MINGGU V
Januari 2-3 9-10 16-17 23-24 29-30
Februari 1-2 6-7 14-15 21-22 27-28
Maret 5-6 12-13 19-20 26-27  
April 2-3 9-10 16-17 23-24  29-30
Mei 1-2 7-8 14-15 21-22 28-29
Juni 4-5 11-12 17-18 26-27  
Juli 2-3 9-10 16-17 23-24 30-31
Agustus 1-2 6-7 14-15 21-22 27-28
September 3-4 10-11 17-18 24-25  
Oktober 1-2 8-9 15-16 22-23 29-30
November 4-5 11-12 17-18 24-25  
Desember 3-4 10-11 17-18 24-25  

Bila calon peserta menghendaki request tanggal dan durasi dapat kami fasilitasi baik untuk PublIc Training maupun Inhouse Training

2.3. Jenis Pelatihan 

Dalam penyelenggaraan Pelatihan Pengelolaan Records Center ada dua alternatif jenis jasa pelatihan seperti Public Training dan Inhouse Training. Dan dari dua jenis layanan tersebut kami membagi kembali dengan 2 metode pelatihan yang berbeda yaitu dengan tatap muka dan daring. 

Tatap Muka adalah Pelatihan dengan menggunakan metode inclass, dimana peserta dan pengajar atau trainer berada dalam satu ruangan serta tidak lupa penyelenggaraan Pelatihan ini kami laksanakan dengan menjalankan protokol kesehatan Covid 19. Sedangkan Daring adalah Pelatihan dengan mempertemukan peserta dan pengajar atau trainer pada salah satu infrastruktur video conferencing yaitu zoom meeting.

Sehingga ada 4 pilihan jenis pelatihan yaitu public training tatap muka, public training daring, inhouse training tatap muka dan inhouse training daring.

2.4. Calon Participant 

Jadi sebenarnya siapa saja sih yang membutuhkan Pelatihan ini? menurut kami Pelatihan ini sangat cocok untuk diikuti oleh peserta yang ingin mendalami bidang Pengelolaan Records Center. Pelatihan ini sangat tepat diikuti oleh bagian lain yang ingin mengetahui lebih jauh tentang Pengelolaan Records Center.

Dan tidak menutup kemungkinan dapat diikuti pula oleh seluruh karyawan yang dapat mandat dari instansi/perusahaan guna menambah wawasan. Sehingga ilmu dari pelatihan ini bisa dirasakan dan dijalankan dengan baik sesuai dengan tujuan dari instansi/perusahaan itu sendiri.

2.5. Metode Pembelajaran

Sedangkan untuk Pelatihan Pengelolaan Records Center yang kami selenggarakan menggunakan pelbagai metode pembelajaran, seperti : Diskusi, Coaching, Presentasi, Tanya Jawab, Brainstorming, Ice Breaking dan Studi Kasus.

2.6. Fasilitas Pelatihan

Berikut ini Fasilitas Pelatihan Pengelolaan Records Center yang kami berikan sesuai dengan layanan yang dipilih oleh peserta, dengan penyesuaian tertentu sesuai dengan kebutuhan peserta / instansi / perusahaan.

Public dan Private Training (tatap muka)

  • 2x Coffee Break + 1 Lunch
  • 2 Hari Pelatihan
  • Expert Trainer
  • Sertifikat Pelatihan
  • ATK
  • Backpack Exclusive
  • Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
  • Souvenir
  • Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
  • Transportasi Selama Pelatihan

Inhouse Training (tatap muka)

  • Transportasi dan akomodasi trainer serta pendamping
  • Expert Trainer
  • Sertifikat Pelatihan
  • ATK
  • Backpack Exclusive
  • Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
  • Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)

Online Training (Daring)  untuk public atau inhouse training

  • Expert Trainer
  • Sertifikat Pelatihan
  • Modul Pelatihan (Softcopy)
  • Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
  • Host Zoom

Investasi dan Permohonan Proposal Pelatihan Pengelolaan Records Center

3.1. Investasi Pelatihan Pengelolaan Records Center

Penyelenggaraan program pelatihan Pengelolaan Records Center memerlukan sejumlah investasi yang harus dikeluarkan. Dengan penyesuaian perbedaan berdasarkan, jumlah hari pelatihan, jumlah peserta pelatihan, metode pelatihan dan lokasi pelatihan. Berikut adalah anggaran kasar yang dapat kami tunjukkan, yang selanjutnya secara detail dapat menghubungi kami.

3.1.1. Pelatihan di dalam Negeri

Tatap Muka

Untuk pelatihan dengan layanan Public Training besarnya investasi yaitu senilai IDR 5.250k s/d 8.100k. Sedangkan untuk pelatihan dengan layanan Inhouse Training investasi yang diperlukan mulai dari IDR 900k.

Daring

Pelatihan dengan menggunakan metode daring dan dengan layanan Public Training investasi yang dibutuhkan mulai dari IDR 3.600k. Dan untuk metode daring dengan inhouse Training investasinya mulai dari IDR 450k.

3.1.2. Pelatihan di luar Negeri

Penyelenggaraan pelatihan yang berlokasi di Negara Malaysia dan Thailand, investasi yang diperlukan mulai dari IDR 17.000k. Dan untuk pelatihan dengan tujuan Negara Singapura, dibutuhkan investasi dengan nominal mulai dari IDR 18.000k. Selanjutnya pelatihan yang terselenggara pada Negara Hongkong, investasinya mulai dari IDR 25.000k.

Tidak menutup kemungkinan bila ada peserta berkeinginan penyelenggaraan pelatihan dengan lokasi di Negara yang membutuhkan Visa, seperti Belanda, Jepang, Korea Selatan, Amerika, Inggris, Spanyol dan Negara lainnya.

3.2. Mengapa Pelatihan Pengelolaan Records Center harus bekerjasama dengan PT. Golden Regency Consulting

Pertanyaan selanjutnya yang akan muncul adalah mengapa harus dengan GRC Training. Berikut adalah keuntungan yang dapat diambil bila bekerjasama dengan GRC Training.

  • Materi dapat disesuaikan dengan kebutuhan peserta.
  • Kami merupakan penyelenggara pelatihan yang berpengalaman, telah berdiri sejak 7 Tahun silam.
  • Memiliki Sumber Daya Trainer yang berpengalaman dalam mengajar maupun pengalaman dalam praktek.
  • Pelaksanaan Pelatihan mengikuti waktu dari calon peserta.
  • Tidak perlu menunggu kuota peserta, kami menyediakan kelas private.
  • Konsultasi post event dengan trainer.

3.3. Permohonan Proposal Pelatihan Pengelolaan Records Center

Kemudian apa yang harus dilakukan, bila calon peserta ingin mendaftarkan atau meminta proposal Pelatihan. Selanjutnya cukup dengan mengisi formulir klik disini. namun bila ingin menanyakan hal hal terkait Pelatihan bisa menghubungi kami di nomor whatsapp.

Tertarik bekerja sama dengan GRC Training? Dan ingin mengadakan pelatihan bersama kami? Sila hubungi kami pada nomor berikut 081802214168 (Puguh) atau ingin konsultasi terlebih dahulu melalui whatsapp kami di link berikut. (SY)

whatsapp