Training Record Management System

Record Management System merupakan sistem pengaturan record. Record dapat terdiri dari bilanga, string, array, gambar atau segala sesuatu yang dapat dinyatakan dalam urutan byte.

Tujuan dari pembuatan manajemen record yang baik yaitu diharapkan dapat membentuk administrasi organisasi yang baik, menghemat biaya, bentuk kedisiplinan suatu organisasi, serta wujud kepatuhan terhadap hukum.

Record Management atau Manajemen kearsipan merupakan pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip (life cycle of archive).

Dalam kegiatan di bisnis perkantoran pastinya memerlukan data dan informasi yang tepat dan cepat, yang salah satu sumbernya adalah arsip. Pengambilan keputusan yang di lakukan oleh seorang pimpinan sangat bergantung pada kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi yang terekam dalam arsip. Melihat urgensi arsip bagi penunjang kegiatan usaha, oleh karenanya sebuah perusahaan dinilai perlu melakukan manajemen kearsipan yang baik.

1.1. Deskripsi Pelatihan

Dengan mengetahui serta memahami Pengelolaan Record Management, diharapkan Good Corporate Governance dalam pengelolaab serta penyelenggaraan administrasi dala organisasi dapat tercipta secara transparan, skuntabilitas dan tata kelola yang baik sesuai dengan azaz-azas pengelolaan berdasarkan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.

Mengapa pemahaman Record Management diperlukan dalam pengelolaan dokumen/arsip?

Agar tercipta tertib administrasi,
Pengelolaannya dokumen / arsip dapat sesuai dengan prinsip-prinsip kecepatan, ketepapatan dan efisiensi sehingga diharapkan mampu menyajikan dokumen/arsip yang diperlukan oleh manajemen untuk mengambil keputusan dalam mencapai goals yang telah ditetapkan.

Penyelenggaraan kearsipan dalam pengelolaannya sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan sesuai dengan Undang-Undang No 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan diharapkan dapat menjamin ketersediaan informasi dokumen/arsip yang autentik dan terpercaya, serta menjamin pelindungan kepentingan organisasi/instansi/perusahaan dan mendinamiskan sistem kearsipan.

1.2 Materi Pelatihan

PEMAHAMAN RECORDS MANAGEMENT

RECORD MANAGEMENT

Konsep Pengantar Manajemen Kearsipan

Fungsi dan tanggung jawab administrator dalam membantu manajemen mencapai tujuannya.
Peranan, urgensi dan fungsi dokumen/arsip dalam adminstrasi kantor sebagai informasi yang harus dikelola dengan baik untuk membantu manajemen dalam mencapai goals yang telah ditetapkan.
Siklus/Daur Hidup Dokumen/arsip
Siklus/hidup dokumen/arsip sehingga dapat memahami teknik pengendalian / pengelolaan dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan/istirahat secara berkesinambungan.
Landasan Hukum Pengelolaan Dokumen/Arsip
Dasar hukum pengelolaan dokumen/arsip sesuai dengan peraturan yang berkaku mengenai: Definisi, Fungsi, pengorganisasian pengelolaan, penentuan retensi/jangka simpan, tata cara penyusutan dan pemusnahan, alih media dokumen/arsip.

SISTEM PENGELOLAAN DOKUMEN/ ARSIP

Sistem Pengendalian Surat
Evaluasi bisnis proses pengendalian yang dilakukan saat ini ditempat kerja.
Bisnis proses dalam pengendalian surat (pola lama dan pola baru), sehingga dapat membuat pola pengendalian sesuai dengan pola sistem yang tepat, efektif dan efisien.
Sarana dan prasarana yang dipergunakan dalam pengendalian surat agar lebih efektif dan efisien.
Sistem Penataan Berkas
Sistem penataan berkas sehingga tepat dalam menggunakan sistem penataan berkas sesuai dengan karakteristik dokumen/arsip yang dikelola.
Evaluasi sistem penataan berkas yang dipergunakan saaat ini dengan membandingkan sistem penataan berkas yang ada.
Penentuan klasifikasi dokumen/arsip sehingga memudahkan dalam pengendalian dan pengelompokkannya.

RETENTION MANAGEMENT

Penilaian Dokumen/Arsip.
Penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip guna mempermudah penentuan masa simpan/retensi dokumen/arsip baik yang akan disimpan atau dimusnahkan.
Penyusutan Dokumen/Arsip
Definisi penyusutan dan pemusnahan dokumen/arsip sesuai peraturan yang berlaku baik di Unit Kerja dan Records Centre.
Tata cara pemindahan dokumen/arsip dari aktif ke in aktif.
Tata cara pemusnahan dokumen/arsip baik di Unit Kerja dan Records Centre.
Tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang retensinya dibawah dan diatas 10 tahun.
Tata cara layanan peminjaman dokumen/arsp yang diperlukan beserta ketentuan-ketentuan yang harus ditetapkan baik di Unit Kerja maupun di Records Centre.

E-FILING SYSTEM

E -FILING SYSTEM

Definisi E-Filing System
Bisinis proses pengendalian surat secara elektronik filing system yang digunakan.
Menu dalam modul e filing system
Pengisian dalam in put modul-modul yang digunakan dalam elektronik filing system.
Input Data pada Modul
In put Master yang terdiri dari : Input Kode Klasifikasi dan Indeks
Input Surat Masuk dan Surat Keluar.
Input Dokumen
Pencarian /Penemuan Dokumen/Arsip
Pencarian dan Penemuan Surat Masuk dan Surat Keluar yang telah di Input.
Pencarian dan Penemuan Dokumen yang telah di input.
Reporting
Penggunaan Kartu Kendali
Penggunaan Lembar Disposisi
Reporting Surat Masuk berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.
Reporting Surat Keluar berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.
Reporting Dokumen berdasarkan nomor urut input dan rincian masalah.

1.3. Tujuan Dan Manfaat Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk :

Mengetahui dan memahami urgensi dan peranan dokumen/arsip dalam kegiatan administrasi.
Mengetahui dan memahami peraturan perundang-undangan pengelolaan dokumen/arsip yang berlaku guna mempertanggungjawabkan tata kelola dokumen/arsip yang telah dilakukan.
Mengetahui dan memahami siklus/daur hidup dokumen/arsip yang berdampak pada pemahaman pengelololaannya arsip sehingga berkesinambungannya pengelolaan dokumen/arsip sejak diciptakan, digunakan sampai dengan disusutkan dalam suatu sistem yang terpadu.
Mengetahui dan memahami bisnis proses pengendalian, pendistribusian surat/dokumen yang efektif dan efisien baik proses secara manual dan proses secara elektronik (e-filing system).
Mengetahui dan memahami karakteristik dokumen/arsip yang tercipta sehingga memudahkan dalam menentukan sistem penataan berkas yang tepat, efektif dan efisien dalam pencariannya baik secara manual maupun elektronik (e-filing system).
Mengetahui dan memahami tentang dokumen/arsip baik penggolongan dan nilai guna dokumen/arsip sehingga memudahkan dalam penentuan jangka simpan/retensi dokumen/arsip yang tercipta.
Mengetahui dan memahami tata cara penyusutan pemindahan dokumen/arsip dari arsip aktif ke in aktif yang tercipta di Unit Kerja/Pengolah.
Mengetahui dan memahami tata cara pemusnahan dokumen/arsip yang umur/retensi dokumen/arsip di bawah dan di atas 10 tahun sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
Mengetahui dan memahami penggunaan sarana dan prasarana pengendalian surat dan pengendalian dokumen/arsip secara tetap, efektif, efisien sehingga dapat hemat dan tepat dalam pemakaian sarana dan prasana yang digunakan.

FORM PRA PENDAFTARAN

Teknis Penyelenggaraan Pelatihan Record Management System

2.1. Tempat Pelatihan

Hal Pertama yang akan kami sampaikan bila pelaksanaan pelatihan Record Management Syetsem menggunakan layanan Public Training. PT. Golden Regency Consulting Training sanggup untuk melaksanakannya di seluruh kota besar di Indonesia maupun luar negeri. Kota besar yang pernah kami selenggarakan seperti di Kota Medan, Kota Padang, Kota Batam, Ibu Kota Jakarta, Kota Bogor, Kota Bandung, Kota Yogyakarta, Kota Solo, Kota Semarang, Kota Magelang. Dan lokasi pelatihan lainnya seperti Kota Surabaya, Kota Malang, Kota Bali, Kota Lombok, Kota Balikpapan, Kota Makassar, Kota Manado, dan Kota Jayapura.

Demi menjaga kenyamanan dan fokus terhadap penyampaian materi oleh trainer, pelatihan tentu kami laksanakan di hotel berbintang (minimal bintang 3) dan bekerjasama dengan pelbagai hotel seperti Santika Indonesia Hotel & Resort, Aston Hotels & Resorts, PHM Hospitality.

Yang Kedua, penyelenggaraan pelatihan dengan Inhouse Training, PT. Golden Regency Consulting siap melaksanakannya di seluruh penjuru Indonesia. Untuk biaya yang dikenakan bisa menyesuaikan budget dari klien serta ditentukan oleh jumlah peserta, durasi dan lokasi penyelenggaraan. Tidak hanya itu, kami pun sanggung melaksanakan pelatihan di luar negeri seperti Malaysia, Singapura, Thailand dan Hongkong.

2.2. Waktu Pelaksanaan Pelatihan Record Management System

Waktu penyelenggaraan pelatihan Record Management System dilaksanakan secara reguler selama 2 hari pelatihan. Dengan 8 jam setiap harinya untuk metode tatap muka dan maupun untuk metode daring. Namun hal ini dapat juga disesuaikan dengan kebutuhan dari peserta, berikut kami sampaikan alternatif tanggal setiap minggu.

Jadwal Pelatihan berdasarkan tanggal:

Tahun 2022

BULAN	MINGGU I	MINGGU II	MINGGU III	MINGGU IV	MINGGU V
Januari	4-5	11-12	18-19	25-26
Februari	2-3	8-9	15-16	22-23
Maret	1-2	8-9	15-16	22-23	29-30
April	5-6	12-13	19-20	26-27
Mei		10-11	17-18	24-25	30-31
Juni	2-3	7-8	14-15	21-22	28-29
Juli	5-6	12-13	19-20	26-27
Agustus	2-3	9-10	15-16	23-24
September	1-2	6-7	13-14	20-21	27-28
Oktober	4-5	11-12	18-19	25-26
November	1-2	8-9	15-16	22-23
Desember	1-2	6-7	13-14	20-21	27-28

Tahun 2023

BULAN	MINGGU I	MINGGU II	MINGGU III	MINGGU IV	MINGGU V
Januari	3-4	10-11	17-18	24-25	30-31
Februari	1-2	6-7	14-15	21-22	27-28
Maret	1-2	8-9	13-14	20-21	28-29
April	4-5	12-13	17-18	25-26
Mei	2-3	9-10	16-17	22-23	30-31
Juni	6-7	13-14	21-22	26-27
Juli	4-5	11-12	17-18	26-27
Agustus	1-2	8-9	15-16	22-23	30-31
September	5-6	12-13	19-20	25-26
Oktober	4-5	10-11	17-18	24-25	30-31
November	6-7	13-14	20-21	28-29
Desember	3-4	11-12	18-19	26-27

Bila calon peserta menghendaki request tanggal dan durasi dapat kami fasilitasi baik untuk PublIc Training maupun Inhouse Training.

2.3. Jenis Pelatihan

Dalam penyelenggaraan Pelatihan Record Management System ada dua alternatif jenis jasa pelatihan seperti Public Training dan Inhouse Training. Dan dari dua jenis layanan tersebut kami membagi kembali dengan 2 metode pelatihan yang berbeda yaitu dengan tatap muka dan daring.

Tatap Muka adalah Pelatihan dengan menggunakan metode inclass, dimana peserta dan pengajar atau trainer berada dalam satu ruangan serta tidak lupa penyelenggaraan Pelatihan ini kami laksanakan dengan menjalankan protokol kesehatan Covid 19. Sedangkan Daring adalah Pelatihan dengan mempertemukan peserta dan pengajar atau trainer pada salah satu infrastruktur video conferencing yaitu zoom meeting.

Sehingga ada 4 pilihan jenis pelatihan yaitu public training tatap muka, public training daring, inhouse training tatap muka dan inhouse training daring.

2.4. Calon Participant

Jadi sebenarnya siapa saja sih yang membutuhkan Pelatihan ini? menurut kami Pelatihan ini sangat cocok untuk diikuti oleh peserta yang ingin mendalami bidang Manajemen kearsipan.Pelatihan ini sangat tepat diikuti oleh bagian arsip atau bagian lain yang ingin mengetahui lebih jauh tentang penanganan arsip.

Dan tidak menutup kemungkinan dapat diikuti pula oleh seluruh karyawan yang dapat mandat dari instansi/perusahaan guna menambah wawasan. Sehingga ilmu dari pelatihan ini bisa dirasakan dan dijalankan dengan baik sesuai dengan tujuan dari instansi/perusahaan itu sendiri.

2.5. Metode Pembelajaran

Sedangkan untuk Pelatihan Record Management System yang kami selenggarakan menggunakan pelbagai metode pembelajaran, seperti : Diskusi, Coaching, Presentasi, Tanya Jawab, Brainstorming, Ice Breaking dan Studi Kasus.

2.6. Fasilitas Pelatihan

Berikut ini Fasilitas Pelatihan Record Management System yang kami berikan sesuai dengan layanan yang dipilih oleh peserta, dengan penyesuaian tertentu sesuai dengan kebutuhan peserta / instansi / perusahaan.

Public dan Private Training (tatap muka)

2x Coffee Break + 1 Lunch
2 Hari Pelatihan
Expert Trainer
Sertifikat Pelatihan
ATK
Backpack Exclusive
Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
Souvenir
Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
Transportasi Selama Pelatihan

Inhouse Training (tatap muka)

Transportasi dan akomodasi trainer serta pendamping
Expert Trainer
Sertifikat Pelatihan
ATK
Backpack Exclusive
Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)

Online Training (Daring) untuk public atau inhouse training

Expert Trainer
Sertifikat Pelatihan
Modul Pelatihan (Softcopy)
Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
Host Zoom

DAFTAR

Investasi dan Permohonan Proposal Pelatihan Record Management System

3.1. Investasi Pelatihan Record Management System

Penyelenggaraan program pelatihan Record Management System memerlukan sejumlah investasi yang harus dikeluarkan. Dengan penyesuaian perbedaan berdasarkan, jumlah hari pelatihan, jumlah peserta pelatihan, metode pelatihan dan lokasi pelatihan. Berikut adalah anggaran kasar yang dapat kami tunjukkan, yang selanjutnya secara detail dapat menghubungi kami.

3.1.1. Pelatihan di dalam Negeri

Tatap Muka

Untuk pelatihan dengan layanan Public Training besarnya investasi yaitu senilai IDR 5.250k s/d 8.100k. Sedangkan untuk pelatihan dengan layanan Inhouse Training investasi yang diperlukan mulai dari IDR 900k.

Daring

Pelatihan dengan menggunakan metode daring dan dengan layanan Public Training investasi yang dibutuhkan mulai dari IDR 3.600k. Dan untuk metode daring dengan inhouse Training investasinya mulai dari IDR 450k.

3.1.2. Pelatihan di luar Negeri

Penyelenggaraan pelatihan yang berlokasi di Negara Malaysia dan Thailand, investasi yang diperlukan mulai dari IDR 17.000k. Dan untuk pelatihan dengan tujuan Negara Singapura, dibutuhkan investasi dengan nominal mulai dari IDR 18.000k. Selanjutnya pelatihan yang terselenggara pada Negara Hongkong, investasinya mulai dari IDR 25.000k.

Tidak menutup kemungkinan bila ada peserta berkeinginan penyelenggaraan pelatihan dengan lokasi di Negara yang membutuhkan Visa, seperti Belanda, Jepang, Korea Selatan, Amerika, Inggris, Spanyol dan Negara lainnya.

3.2. Mengapa Pelatihan Record Management System harus bekerjasama dengan PT. Golden Regency Consulting

Pertanyaan selanjutnya yang akan muncul adalah mengapa harus dengan GRC Training. Berikut adalah keuntungan yang dapat diambil bila bekerjasama dengan GRC Training.

Materi dapat disesuaikan dengan kebutuhan peserta.
Kami merupakan penyelenggara pelatihan yang berpengalaman, telah berdiri sejak 7 Tahun silam.
Memiliki Sumber Daya Trainer yang berpengalaman dalam mengajar maupun pengalaman dalam praktek.
Pelaksanaan Pelatihan mengikuti waktu dari calon peserta.
Tidak perlu menunggu kuota peserta, kami menyediakan kelas private.
Konsultasi post event dengan trainer.

3.3. Permohonan Proposal Pelatihan Record Management System

Kemudian apa yang harus dilakukan, bila calon peserta ingin mendaftarkan atau meminta proposal Pelatihan. Selanjutnya cukup dengan mengisi formulir klik disini. namun bila ingin menanyakan hal hal terkait Pelatihan bisa menghubungi kami di nomor whatsapp.

Tertarik bekerja sama dengan GRC Training? Dan ingin mengadakan pelatihan bersama kami? Sila hubungi kami pada nomor berikut 081802214168 (Puguh) atau ingin konsultasi terlebih dahulu melalui whatsapp kami di link berikut.