Training Pengelolaan Arsip Berbasis IT
Pengelolaan Arsip Berbasis IT – Merujuk pada penggunaan teknologi informasi dan sistem komputer untuk mengelola dan mengatur arsip secara efisien. Pendekatan ini memanfaatkan perangkat lunak dan perangkat keras yang dirancang khusus untuk mendukung proses pengumpulan, penyimpanan, pengorganisasian, penemuan, dan pemeliharaan arsip.
Dengan pengelolaan arsip berbasis IT, organisasi dapat mengoptimalkan efisiensi dan akurasi dalam manajemen arsip mereka. Hal ini juga memungkinkan aksesibilitas yang lebih baik, peningkatan produktivitas, dan pengurangan risiko kehilangan atau kerusakan data.
1.1. Deskripsi Pelatihan
Pelatihan Pengelolaan Arsip berbasis IT adalah program pelatihan yang bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk mengelola arsip menggunakan teknologi informasi dan sistem komputer, dimana dalam pelatihan ini mencakup konsep, praktik terbaik, dan alat yang digunakan dalam pengelolaan arsip secara elektronik.
Pelatihan Pengelolaan Arsip berbasis IT bertujuan untuk memberikan peserta pengetahuan dan keterampilan praktis untuk mengelola arsip secara efisien dengan memanfaatkan teknologi informasi. Hal ini memungkinkan organisasi untuk meningkatkan produktivitas, keamanan, dan aksesibilitas arsip mereka, serta mematuhi peraturan dan kebijakan yang berlaku.
1.2. Materi Pelatihan
- Pengantar Pengelolaan Arsip
- Pengertian dan pentingnya pengelolaan arsip
- Siklus hidup arsip
- Peraturan dan kebijakan terkait pengelolaan arsip
- Sistem Manajemen Arsip Elektronik (EDMS)
- Konsep dan prinsip dasar EDMS
- Komponen-komponen EDMS
- Perangkat lunak EDMS populer
- Pengumpulan dan Pemindahan Arsip ke Format Digital
- Proses pemindaian dan digitalisasi
- Penyimpanan dan organisasi arsip digital
- Migrasi arsip fisik ke format digital
- Penyusunan Metadata dan Penandaan
- Pentingnya metadata dalam pengelolaan arsip
- Penyusunan metadata yang efektif
- Penggunaan penandaan atau tagging untuk pencarian arsip
- Organisasi dan Klasifikasi Arsip
- Strategi organisasi dan klasifikasi arsip
- Struktur folder dan hirarki klasifikasi
- Penetapan kriteria klasifikasi
- Pencarian dan Penemuan Arsip
- Fitur pencarian dalam perangkat lunak pengelolaan arsip
- Pencarian berbasis kata kunci
- Filter dan parameter pencarian
- Retensi dan Pemusnahan Arsip
- Kebijakan retensi arsip
- Jangka waktu retensi yang sesuai
- Proses pemusnahan arsip yang tepat
- Keamanan dan Kepatuhan
- Perlindungan data dalam pengelolaan arsip
- Pengelolaan akses pengguna
- Kepatuhan terhadap peraturan privasi dan keamanan informasi
- Implementasi Sistem Pengelolaan Arsip
- Persiapan data untuk implementasi sistem
- Proses migrasi arsip ke sistem baru
- Manajemen pemeliharaan sistem dan pemulihan bencana
- Audit dan Pelacakan Arsip
- Audit aktivitas pengguna
- Pelacakan perubahan dan akses arsip
- Kepatuhan dan audit arsip
- Tren dan Inovasi dalam Pengelolaan Arsip
- Teknologi terbaru dalam pengelolaan arsip
- Konsep arsip elektronik dan arsip masa depan
- Perkembangan terkini dalam pengelolaan arsip
- Studi Kasus dan Latihan
1.3. Tujuan Dan Manfaat Pelatihan
Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu untuk :
- Memahami konsep dasar pengelolaan arisp berbasis IT
- Mengetahui sistem manajemen arsip elektronik
- Menerapkan praktik terbaik dalam pengelolaan arsip elektronik
- Menggunakan metadata dan penandaan
- Mengembangkan keterampilan dalam melakukan pencarian dan penemuan arsip
- Memahami pentingnya keamanan dan kepatuhan dalam pengelolaan arsip berbasis IT
- Mengimplementasikan sistem pengelolaan arsip berbasis IT
Teknis Penyelenggaraan Pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis IT
2.1. Tempat Pelatihan
Hal Pertama yang akan kami sampaikan bila pelaksanaan pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis IT menggunakan layanan Public Training. PT. Golden Regency Consulting Training sanggup untuk melaksanakannya di seluruh kota besar di Indonesia maupun luar negeri. Kota besar yang pernah kami selenggarakan seperti di Kota Medan, Kota Padang, Kota Batam, Ibu Kota Jakarta, Kota Bogor, Kota Bandung, Kota Yogyakarta, Kota Solo, Kota Semarang, Kota Magelang. Dan lokasi pelatihan lainnya seperti Kota Surabaya, Kota Malang, Kota Bali, Kota Lombok, Kota Balikpapan, Kota Makassar, Kota Manado, dan Kota Jayapura.
Demi menjaga kenyamanan dan fokus terhadap penyampaian materi oleh trainer, pelatihan tentu kami laksanakan di hotel berbintang (minimal bintang 3) dan bekerjasama dengan pelbagai hotel seperti Santika Indonesia Hotel & Resort, Aston Hotels & Resorts, PHM Hospitality.
Yang Kedua, penyelenggaraan pelatihan dengan Inhouse Training, PT. Golden Regency Consulting siap melaksanakannya di seluruh penjuru Indonesia. Untuk biaya yang dikenakan bisa menyesuaikan budget dari klien serta ditentukan oleh jumlah peserta, durasi dan lokasi penyelenggaraan. Tidak hanya itu, kami pun sanggung melaksanakan pelatihan di luar negeri seperti Malaysia, Singapura, Thailand dan Hongkong.
2.2. Waktu Pelaksanaan Pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis IT
Waktu penyelenggaraan pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis IT dilaksanakan secara reguler selama 2 hari pelatihan. Dengan 8 jam setiap harinya untuk metode tatap muka dan maupun untuk metode daring. Namun hal ini dapat juga disesuaikan dengan kebutuhan dari peserta, berikut kami sampaikan alternatif tanggal setiap minggu.
Jadwal Pelatihan berdasarkan tanggal:
Tahun 2023
| BULAN | MINGGU I | MINGGU II | MINGGU III | MINGGU IV | MINGGU V |
| Januari | 3-4 | 10-11 | 17-18 | 24-25 | 30-31 |
| Februari | 1-2 | 6-7 | 14-15 | 21-22 | 27-28 |
| Maret | 1-2 | 8-9 | 13-14 | 20-21 | 28-29 |
| April | 4-5 | 12-13 | 17-18 | 25-26 | |
| Mei | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 22-23 | 30-31 |
| Juni | 6-7 | 13-14 | 21-22 | 26-27 | |
| Juli | 4-5 | 11-12 | 17-18 | 26-27 | |
| Agustus | 1-2 | 8-9 | 15-16 | 22-23 | 30-31 |
| September | 5-6 | 12-13 | 19-20 | 25-26 | |
| Oktober | 4-5 | 10-11 | 17-18 | 24-25 | 30-31 |
| November | 6-7 | 13-14 | 20-21 | 28-29 | |
| Desember | 3-4 | 11-12 | 18-19 | 26-27 |
Tahun 2024
| BULAN | MINGGU I | MINGGU II | MINGGU III | MINGGU IV | MINGGU V |
| Januari | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 23-24 | 29-30 |
| Februari | 1-2 | 6-7 | 14-15 | 21-22 | 27-28 |
| Maret | 5-6 | 12-13 | 19-20 | 26-27 | |
| April | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 23-24 | 29-30 |
| Mei | 1-2 | 7-8 | 14-15 | 21-22 | 28-29 |
| Juni | 4-5 | 11-12 | 17-18 | 26-27 | |
| Juli | 2-3 | 9-10 | 16-17 | 23-24 | 30-31 |
| Agustus | 1-2 | 6-7 | 14-15 | 21-22 | 27-28 |
| September | 3-4 | 10-11 | 17-18 | 24-25 | |
| Oktober | 1-2 | 8-9 | 15-16 | 22-23 | 29-30 |
| November | 4-5 | 11-12 | 17-18 | 24-25 | |
| Desember | 3-4 | 10-11 | 17-18 | 24-25 |
Bila calon peserta menghendaki request tanggal dan durasi dapat kami fasilitasi baik untuk PublIc Training maupun Inhouse Training.
2.3. Jenis Pelatihan
Dalam penyelenggaraan Pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis IT ada dua alternatif jenis jasa pelatihan seperti Public Training dan Inhouse Training. Dan dari dua jenis layanan tersebut kami membagi kembali dengan 2 metode pelatihan yang berbeda yaitu dengan tatap muka dan daring.
Tatap Muka adalah Pelatihan dengan menggunakan metode inclass, dimana peserta dan pengajar atau trainer berada dalam satu ruangan serta tidak lupa penyelenggaraan Pelatihan ini kami laksanakan dengan menjalankan protokol kesehatan Covid 19. Sedangkan Daring adalah Pelatihan dengan mempertemukan peserta dan pengajar atau trainer pada salah satu infrastruktur video conferencing yaitu zoom meeting.
Sehingga ada 4 pilihan jenis pelatihan yaitu public training tatap muka, public training daring, inhouse training tatap muka dan inhouse training daring.
2.4. Calon Participant
Jadi sebenarnya siapa saja sih yang membutuhkan Pelatihan ini? menurut kami Pelatihan ini sangat cocok untuk diikuti oleh peserta yang ingin mendalami bidang Pengelolaan Arsip Berbasis IT. Pelatihan ini sangat tepat diikuti oleh bagian lain yang ingin mengetahui lebih jauh tentang Pengelolaan Arsip Berbasis IT.
Dan tidak menutup kemungkinan dapat diikuti pula oleh seluruh karyawan yang dapat mandat dari instansi/perusahaan guna menambah wawasan. Sehingga ilmu dari pelatihan ini bisa dirasakan dan dijalankan dengan baik sesuai dengan tujuan dari instansi/perusahaan itu sendiri.
2.5. Metode Pembelajaran
Sedangkan untuk Pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis IT yang kami selenggarakan menggunakan pelbagai metode pembelajaran, seperti : Diskusi, Coaching, Presentasi, Tanya Jawab, Brainstorming, Ice Breaking dan Studi Kasus.
2.6. Fasilitas Pelatihan
Berikut ini Fasilitas Pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis IT yang kami berikan sesuai dengan layanan yang dipilih oleh peserta, dengan penyesuaian tertentu sesuai dengan kebutuhan peserta / instansi / perusahaan.
Public dan Private Training (tatap muka)
- 2x Coffee Break + 1 Lunch
- 2 Hari Pelatihan
- Expert Trainer
- Sertifikat Pelatihan
- ATK
- Backpack Exclusive
- Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
- Souvenir
- Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
- Transportasi Selama Pelatihan
Inhouse Training (tatap muka)
- Transportasi dan akomodasi trainer serta pendamping
- Expert Trainer
- Sertifikat Pelatihan
- ATK
- Backpack Exclusive
- Modul Pelatihan (Hardcopy & Softcopy)
- Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
Online Training (Daring) untuk public atau inhouse training
- Expert Trainer
- Sertifikat Pelatihan
- Modul Pelatihan (Softcopy)
- Dokumentasi (Hardcopy & Softcopy)
- Host Zoom
Investasi dan Permohonan Proposal Pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis IT
3.1. Investasi Pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis IT
Penyelenggaraan program pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis IT memerlukan sejumlah investasi yang harus dikeluarkan. Dengan penyesuaian perbedaan berdasarkan, jumlah hari pelatihan, jumlah peserta pelatihan, metode pelatihan dan lokasi pelatihan. Berikut adalah anggaran kasar yang dapat kami tunjukkan, yang selanjutnya secara detail dapat menghubungi kami.
3.1.1. Pelatihan di dalam Negeri
Tatap Muka
Untuk pelatihan dengan layanan Public Training besarnya investasi yaitu senilai IDR 5.250k s/d 8.100k. Sedangkan untuk pelatihan dengan layanan Inhouse Training investasi yang diperlukan mulai dari IDR 900k.
Daring
Pelatihan dengan menggunakan metode daring dan dengan layanan Public Training investasi yang dibutuhkan mulai dari IDR 3.600k. Dan untuk metode daring dengan inhouse Training investasinya mulai dari IDR 450k.
3.1.2. Pelatihan di luar Negeri
Penyelenggaraan pelatihan yang berlokasi di Negara Malaysia dan Thailand, investasi yang diperlukan mulai dari IDR 17.000k. Dan untuk pelatihan dengan tujuan Negara Singapura, dibutuhkan investasi dengan nominal mulai dari IDR 18.000k. Selanjutnya pelatihan yang terselenggara pada Negara Hongkong, investasinya mulai dari IDR 25.000k.
Tidak menutup kemungkinan bila ada peserta berkeinginan penyelenggaraan pelatihan dengan lokasi di Negara yang membutuhkan Visa, seperti Belanda, Jepang, Korea Selatan, Amerika, Inggris, Spanyol dan Negara lainnya.
3.2. Mengapa Pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis IT harus bekerjasama dengan PT. Golden Regency Consulting
Pertanyaan selanjutnya yang akan muncul adalah mengapa harus dengan GRC Training. Berikut adalah keuntungan yang dapat diambil bila bekerjasama dengan GRC Training.
- Materi dapat disesuaikan dengan kebutuhan peserta.
- Kami merupakan penyelenggara pelatihan yang berpengalaman, telah berdiri sejak 7 Tahun silam.
- Memiliki Sumber Daya Trainer yang berpengalaman dalam mengajar maupun pengalaman dalam praktek.
- Pelaksanaan Pelatihan mengikuti waktu dari calon peserta.
- Tidak perlu menunggu kuota peserta, kami menyediakan kelas private.
- Konsultasi post event dengan trainer.
3.3. Permohonan Proposal Pelatihan Pengelolaan Arsip Berbasis IT
Kemudian apa yang harus dilakukan, bila calon peserta ingin mendaftarkan atau meminta proposal Pelatihan. Selanjutnya cukup dengan mengisi formulir klik disini. namun bila ingin menanyakan hal hal terkait Pelatihan bisa menghubungi kami di nomor whatsapp.
Tertarik bekerja sama dengan GRC Training? Dan ingin mengadakan pelatihan bersama kami? Sila hubungi kami pada nomor berikut 081802214168 (Puguh) atau ingin konsultasi terlebih dahulu melalui whatsapp kami di link berikut. (SY)
Opsi judul Pelatihan yang lain
Pelatihan Manajemen Arsip – GRC Training Consulting (training-grc.com)
Sistem Dokumentasi & Manajemen Arsip – GRC Training (training-grc.com)
